Dank des Einsatzes des neuen Web-to-Print eCommerce-Systems mit erweiterten VDP-Funktionen (Variabler Datendruck) erreicht das St. Norbert College eine größere Auslastung ihrer Druckmaschinen und ist auch für die Zukunft gerüstet.

AUF EINEN BLICK

XMPie-Kunde

St. Norbert College | https://www.snc.edu/

Die Herausforderung

Zukunftsorientierter Print Shop mit dynamischen Online-Print-Produkten und automatisierten Arbeitsabläufen.

Die Lösung

XMPie PersonalEffect StoreFlow (Web-to-Print Lösung).

Die Ergebnisse

  • Seit Veröffentlichung der neuen Seite hat sich das Auftragsvolumen um 40% gesteigert
  • Die Bestelldauer pro Produkt konnte um 60% reduziert werden
  • Weniger Abhängigkeit vom Warenlager führt zu Einsparungen von 80% bei Lager- und Versandkosten
  • 80% weniger Aufträge werden ausgelagert
  • 60% Steigerung im Produktangebot

Digitaldruckzentrum des St. Norbert College

Hintergrund

Das Digital Print Center ist ein hauseigener Komplettanbieter am St. Norbert College, eine der besten katholisch-liberalen Kunstuniversitäten in den Vereinigten Staaten. Das College wurde 1898 gegründet.  Das Print Center steht den Personen auf dem Campus, wie auch der lokalen Bevölkerung von Green Bay, Wisconsin, zur Verfügung. Das Print Center bietet eine große Angebotspalette und erfüllt schon seit 1999 die Druckanforderungen der Bildungsstätte.

Herausforderung

Wegen steigender Nachfrage und zeitaufwändigen Bestellvorgängen mussten die Arbeitsabläufe im Digital Print Center völlig neu gestaltet werden. Das überholte, ticketbasierte System wirkte sich negativ auf die von den Kunden erwartete Servicequalität aus. Die Zentralisierung des Bestellvorgangs war somit entscheidend.

Das Print Center erhielt Druckaufträge per E-Mail. Der gesamte Auftrag wurde folglich von den Mitarbeitern manuell verarbeitet. Dieser manuelle Vorgang erforderte jedes Mal mehrere Telefongespräche oder E-Mails, oftmals auch an mehrere Personen, damit der Auftrag platziert und finalisiert und die Kosten manuell der jeweiligen Abteilung zugewiesen werden konnten. Kunden erhielten keine genaue Kostenübersicht und mussten ständig nach einem Budget-Update fragen. Die lange Bearbeitungsdauer war für alle frustrierend und der Ruf nach einem neuen Bestellsystem wurde lauter.

“Wir haben stapelweiße Papierkram erledigt, um alle Kunden zufrieden zu stellen. Wir wussten aber, dass noch mehr Mitarbeiter das Problem nicht lösen würden.” Paul Mroczynski, St. Norbert College.

Nicht nur der Workflow musste optimiert werden, auch die angebotenen Print-Produkte waren entweder von allgemeiner Natur oder mussten jedes Mal manuell personalisiert werden. Dies galt für Bürobedarf, Werbematerial, Schilder, Poster, Kalender und andere Produkte. Das Print Center wollte dynamische Vorlagen mit geschützten Farben, Logos, Schriftarten und Messaging anbieten, die jeweils von den Mitarbeitern selbst benutzerdefiniert gestaltet werden können. Dies würde die Integrität der Marke schützen, egal wer an den Vorlagen arbeitet.

Außerdem musste das neue System in die ERP-Software des Print Centers integrierbar sein. Darin sind alle Mitarbeiterdaten, Passwörter sowie Budget-Zugriffsnummern für eine rollenbasierte Zugriffskontrolle gespeichert.

Der gesamte Vorgang sollte elektronisch von statten gehen. Deshalb entschied sich das Print Center für ein Web-to-Print eCommerce-System mit erweiterten VDP-Funktionen (Variabler Datendruck). Durch die Vereinheitlichung der Auftragsabwicklung, die Verarbeitung von Aufträgen rund um die Uhr und personalisierte, datenbasierte Produkte, konnte das Print Center größere Auftragsvolumen bearbeiten und zukunftsorientiert arbeiten.

Wesentliche Anforderungen:

  • Erweiterte Personalisierungsmöglichkeiten
  • Zentralisierter Auftragsworkflow
  • Markenschutz
  • Self-Service-Bestellvorgänge rund um die Uhr
  • Rollenbasierte Zugriffskontrollen
  • Integration in die vorhandene ERP-Software

"Wir haben stapelweiße Papierkram erledigt, um alle Kunden zufrieden zu stellen. Wir wussten aber, dass noch mehr Mitarbeiter das Problem nicht lösen würden."

Paul MroczynskiPaul Mroczynski
Digital Print & Mailing Manager am St. Norbert College

Die Lösung

Nachdem mehrere Web-to-Print-Lösungen in Betracht gezogen wurden, entschied sich das Print Center für die StoreFlow-Software von XMPie. Die wichtigsten Funktionen, die zur Entscheidung zugunsten von XMPie beigetragen haben, sind die erweiterten, personalisierten und datenbasierten Druckfunktionen, der End-to-End Adobe-Workflow, JDF-Kompatibilität, die rollenbasierten Zugriffskontrollen sowie die offene Software-Architektur. Dank dieser Funktionen kann das Print Center zukünftig sein Angebotsportfolio erweitern. Durch die Integration mit Systemen von Drittanbietern kann das Print Center auch zukünftigen Anforderungen seiner Kunden gerecht werden. StoreFlow umfasst die FreeFlow® Core-Software von Xerox, die Verarbeitungsschritte für die Vorbereitung eines Auftrags für den Druck automatisiert. StoreFlow basiert auf einem Self-Service-Modell: Der Kunde steuert den gesamten Bestellvorgang selbst, wodurch die manuelle Intervention bei der Auftragsverarbeitung auf ein Minimum reduziert wird. Wie bei anderen Online-Einkäufen, melden sich die Mitarbeiter auf einer Website an und übermitteln neue Aufträge aus einem Katalog von statischen Dokumenten oder dynamischen Vorlagen, bei denen einige Design-Aspekte benutzerdefiniert angepasst und personalisiert werden können. Beispiel: Ein Administrator bestellt eine bestimmte Menge an Abschlusszertifikaten, bei denen auf jedem Dokument jeweils Name und Kursbezeichnung personalisiert werden müssen. Anstatt alle Details manuell einzugeben, kann der Administrator eine Excel-Datei mit der Liste der Namen und den Kursbezeichnungen hochladen. XMPie verbindet die Daten mit dem Design und generiert personalisierte Zertifikate, sowie ein Proof, damit der Auftrag vor der Übermittlung überprüft werden kann. Die Storefront ist vollständig in die ERP-Software des Print Centers integriert. Mit der Single-Sign-On-Funktion, kann sich jeder Kunde mit seinen ERP-Zugangsdaten sicher bei der Storefront anmelden und hat jeweils nur Zugriff auf die für seine Gruppe relevanten Produkte. Den übermittelten Aufträgen wird automatisch der korrekte Budget-Code zugewiesen, wodurch die Zahlungsverarbeitung vereinfacht wird.

"Ich liebe das neue Online-System. Die Zeit für die Aufgabe einer Bestellung hat sich um 75% reduziert und ich muss das Rad nicht jedes Mal neu erfinden."

Jenny De Cleene
Verwaltungsassistentin beim St. Norbert College

Die verfügbaren Produkte umfassen Schilder, Visitenkarten, Grußkarten, Social-Media-Posts, Briefköpfe, Tischaufsteller und vieles mehr. Jede Vorlage wurde mit Adobe InDesign erstellt. Branding und Messaging sind geschützt und Fehler können damit ausgeschlossen werden. StoreFlow nutzt die Adobe-Technologie für die Dokumenterstellung. Die Design-Qualität bleibt erhalten, genauso als ob das Dokument manuell und direkt über die Adobe-Anwendung gedruckt würde. Dank der Kitting-Funktion können Gruppen von Produkten oder Dokumenten als Einheit erworben werden. Dies ist vor allem für Abteilungen nützlich, die immer wieder eine Sammelbestellung der gleichen Produkte aufgeben. Die gesamte Bestellhistorie wird im Kundenkonto gespeichert, um eine erneute Bestellung zu vereinfachen.

Da sich der Designer jetzt auf hochwertige Design-Projekte anstatt das Alltagsgeschäft konzentrieren kann, konnte das Print Center die Anzahl der im Shop verfügbaren Produkte erhöhen und die Bereitstellungszeit beschleunigen. Dieser Vorteil kam vor allem zu Beginn der Coronapandemie zum Tragen, als auf dem gesamten Campus benutzerdefinierte Covid-19-Sicherheitsposter angebracht werden mussten, um die Mitarbeiter und Studenten über die neuen Richtlinien zu informieren und eine sichere und gesetzeskonforme Umgebung zu schaffen.

„Zu Beginn der Coronapandemie war das neue System unglaublich hilfreich. Wir mussten die verschiedenen Abteilungen ausstatten und unterschiedliche Poster und Hinweisschilder zum Abstandhalten und anderen Vorschriften auf dem gesamten Campus verteilen. Ohne XMPie hätten wir das nie so schnell geschafft. Die Software hat uns sprichwörtlich ein Chaos erspart"

Jenny De Cleene
Verwaltungsassistentin beim St. Norbert College

Weil rund um die Uhr auf die Vorgänge zugegriffen werden kann, hat das Print Center viel mehr an Sichtbarkeit und Kapazität erreicht, auch in einer solch herausfordernden Umgebung. Obwohl die Seite derzeit nur internen Mitarbeitern zur Verfügung steht, wird das Print Center sein Angebot in Kürze ausweiten und eine getrennte B2C-Seite für externe Kundschaft bereitstellen. Außerdem werden zukünftig komplexere Dokumente, einschließlich personalisierter Prospekte, Omnichannel-Dienste und E-Mail-Kampagnen angeboten. XMPie ist eine vollständig erweiterbare und skalierbare Lösung und bietet die besten Voraussetzungen durch mehr Leistung und Funktionalität das Geschäftsvolumen des Print Centers zu steigern.

„Wie alle Print-Shops und internen Print-Anbieter, mussten auch wir unabhängiger von manuellen Vorgängen werden und dafür sorgen, dass wir auch in Zukunft noch wettbewerbsfähig bleiben. Wenn man sich nicht mit externen Systemen verbinden kann, ist man früher oder später eingeschränkt... genau das wollten wir nicht. Mit XMPie sind keine Grenzen gesetzt. Es bietet eine robuste und offene Systemstruktur.“

Paul Mroczynski
Digital Print & Mailing Manager am St. Norbert College

Ergebnisse

Durch die Implementierung digitaler Transformation konnte das Print Center den steigenden Anforderungen seiner Kunden gerecht werden, die Produktivität steigern, Kosten einsparen und seinen Wert für das College selbst und die breitere Gemeinschaft bestätigen.

  1. Seit Veröffentlichung der neuen Seite hat sich das Auftragsvolumen um 40% gesteigert.
  2. Die Bestelldauer pro Produkt konnte um 60% reduziert werden.
  3. Weniger Abhängigkeit vom Warenlager führt zu Einsparungen von 80% bei Lager- und Versandkosten.
  4. 80% weniger Aufträge werden ausgelagert.
  5. 60% Steigerung im Produktangebot.

Gelernte Lektionen

  • Die neue IT-Software muss in Drittanbieter-Software integrierbar sein.
  • Kunden müssen vom neuen Workflow überzeugt werden. Zeit für Schulungen investieren, damit jeder weiß, wie die neue Seite vollumfänglich genutzt wird.

Wichtige Erfolgsfaktoren

  1. XMPie unterstützt einen JDF-basierten Workflow und garantiert so eine nahtlose Integration in die ERP-Software des Print Centers.
  2. XMPie bietet eine offene Architektur und kann somit auch zukünftigen Anforderungen gerecht werden. Das Print Center musste sich für die Zukunft rüsten und sein Produktangebot ausbauen, wie beispielsweise durch E-Mail- und Omnichannel-Kampagnen.
  3. Da XMPie den End-to-End Adobe-Workflow nutzt, konnte das Print Center die Markenkonformität garantieren, damit die Zielgruppe das St. Norbert College sofort erkennt.

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