El servicio en planta de la universidad se prepara para el futuro con XMPie StoreFlowRECURSOS

El servicio en planta de la universidad se prepara para el futuro con XMPie StoreFlow

ESTUDIO DE CASO

El servicio en planta de St. Norbert College cambia a un sistema de comercio electrónico web a impresión con capacidades avanzadas de Impresión de datos variables (VDP) para llevar más volumen de impresión a sus prensas de impresión y preparar sus operaciones para el futuro.

DE UN VISTAZO:

Cliente de XMPie

St. Norbert College | https://www.snc.edu/

El desafío

Cómo convertirse en un negocio de impresión preparado para el futuro ofreciendo productos de impresión dinámica de alto valor en línea y automatizando la realización de los trabajos.

La solución

XMPie PersonalEffect StoreFlow (Solución web a impresión).

Los resultados

–   El envío de pedidos ha aumentado en un 40 % desde el lanzamiento del sitio

–   El tiempo de pedido por producto se ha reducido en un 60 %

–   Se ha reducido la dependencia de las existencias en almacén, lo que resulta en un ahorro de almacenamiento y franqueo (80 %)

–   Reducción de los trabajos enviados offsite (80 %)

–   60 % de aumento en ofertas de productos

Centro de impresión digital de St. Norbert College

Antecedentes

El Centro de impresión digital del St. Norbert College es una planta interna de servicio completo de St. Norbert College, una universidad católica liberal de arte de excelente reputación en Estados Unidos, fundada en 1898.  Abierta al campus y a la comunidad local de Green Bay, Wisconsin, el Centro de impresión ofrece una amplia variedad de servicios y ha asistido a la universidad con sus requisitos de impresión desde 1999.

Desafío

Se enfrentaba a cada vez más volúmenes y a un proceso muy lento de envío de trabajos; el Centro de impresión debía reformar su flujo de trabajo. Su sistema obsoleto basado en tickets afectaba gravemente a su capacidad de proporcionar el servicio de alto nivel que los clientes esperaban, de forma que centralizar el proceso de pedidos era algo crucial.

Los pedidos de impresión llegaban al Centro por correo electrónico, y el personal se ocupaba del proceso de envío de trabajos manualmente. Este flujo de trabajo caótico implicaba varias llamadas de teléfono o correos electrónicos cada vez, a menudo varias personas para realizar y finalizar cada pedido antes de que los costes se asignaran manualmente a cada departamento. Los clientes no podían ver qué estaban gastando y tenían que solicitar actualizaciones de presupuesto continuamente. Todo el mundo estaba frustrado con los largos retrasos y querían que el proceso de pedidos se modernizara.

No solo debía actualizarse el flujo de trabajo, sino que además los productos de impresión que ofrecían eran genéricos o tenían que personalizarse cada vez manualmente por el diseñador. Estos incluían productos de papelería, materiales promocionales, señalización, pósters, calendarios, etc. En vez de eso, el Centro de impresión quería ofrecer plantillas dinámicas, con colores, logotipos, fuentes y mensajería bloqueados que el personal podría personalizar, garantizando una integridad completa de la marca, sin importar quién ajustaba las plantillas.

Finalmente, el nuevo sistema debía integrarse con el software de Planificación de recursos corporativos (ERP) del Centro de impresión que almacenaba las verificaciones de empleados, contraseñas y números de acceso a presupuestos para permitir un control de acceso basado en funciones.

Llegó a ser esencial poner toda la operación en línea cambiando a un sistema de comercio electrónico web a impresión con capacidades de Impresión de datos variables (VDP). Al agilizar la adquisición de pedidos, procesar trabajos 24 horas al día y ofrecer productos personalizados impulsados por datos , el Centro de impresión podría aumentar su volumen de impresión en sus prensas de impresión y preparar sus operaciones para el futuro.

Requisitos críticos:

  • Capacidades de personalización avanzadas
  • Flujo de trabajo de realización de pedidos centralizado
  • Protección de la marca
  • Envío de trabajo auto servicio 24/7
  • Controles de acceso basado en funciones
  • Integración con su software de Planificación de recursos corporativos (ERP) existente

"Tratábamos con enormes pilas de papeles e intentábamos mantener a todos contentos, y sabíamos que poner más personal a trabajar no era la respuesta."

Paul Mroczynski
gerente de impresión digital y correo en St. Norbert College

Solución

Tras considerar diferentes soluciones web a impresión, el Centro de impresión seleccionó el software StoreFlow de XMPie para impulsar su traslado a Internet.

Entre las funciones clave que afianzaron su decisión de ir con XMPie estaban sus capacidades de impresión personalizadas e impulsadas por datos, el flujo de trabajo de Adobe end-to-end, conformidad con JDF, control de acceso basado en funciones y su arquitectura de software abierta. Con estas capacidades, el Centro de impresión podría crecer en el futuro para ofrecer más servicios e integrarse con sistemas externos a medida que las necesidades de sus clientes cambian con el tiempo.

StoreFlow también cuenta con el software FreeFlow® Core de Xerox que automatiza los pasos del proceso necesarios para preparar un trabajo para la impresión.

StoreFlow utiliza un modelo de negocio auto servicio; el cliente es está en el asiento del conductor durante el proceso de pedido, y la intervención humana se reduce durante la realización.

Como cualquier otra experiencia de compra en línea, la facultad y el personal inician sesión en el sitio web para enviar nuevos trabajos desde un catálogo de plantillas pre-completadas de documentos estáticos o dinámicos, lo que les permite personalizar algunos aspectos del diseño. Por ejemplo, un administrador que pida un lote de certificados de graduación necesita personalizar el nombre y el título del curso en cada documento. En vez de insertar los detalles manualmente, el administrador puede subir una hoja de cálculo Excel con la lista de nombres y títulos del curso. XMPie conecta los datos con el diseño para crear los certificados personalizados y genera una prueba para comprobar que todo está correcto antes de enviar el trabajo.

Storefront se integra completamente con el software de Planificación de recursos corporativos (ERP) del Centro de impresión. Con la función de inicio de sesión único, cada cliente puede iniciar sesión de forma segura en Storefront con sus credenciales ERP y acceder únicamente su grupo de productos relevantes. Los trabajos enviados se asignan automáticamente al código de presupuesto correcto para facilitar el procesamiento de los pagos.

"Me encanta el nuevo sistema en línea. Reduce mi tiempo de pedido en un 75%; no estoy recreando la rueda cada vez."

Jenny De Cleene
Auxiliar administrativa en St. Norbert College

Los productos disponibles incluyen señalización, tarjetas de visita, tarjetas de felicitación, publicaciones en redes sociales, membretes, trípticos y mucho más. Cada plantilla ha sido creada usando Adobe InDesign, de forma que la marca y el mensaje están bloqueados y se eliminan los errores. StoreFlow utiliza la tecnología de Adobe como parte del proceso de composición, de forma que la calidad del diseño se mantiene de igual forma que si el documento se imprimiera manualmente directamente desde la aplicación Adobe. Con la función Kitting, pueden adquirirse grupos de productos o documentos como una única unidad, lo cual es útil para los departamentos que piden de forma repetida el mismo producto en lote. Todo el historial de pedidos se guarda en la cuenta del cliente para facilitar repetir algún pedido.

Ya que el diseñador queda libre para centrarse en proyectos de diseño de valor más alto en vez de en el mundano versionamiento manual, el Centro de impresión pudo aumentar el número de productos disponibles en la tienda y mejorar su velocidad de salida al mercado. Esta ventaja se destacó especialmente durante el inicio de la pandemia de COVID-19 cuando el Centro creó pósters de seguridad contra la COVID-19 por todo el campus para informar a personal y alumnos sobre las nuevas regulaciones y proteger a todos.

"Esto fue increíblemente útil durante el inicio de la pandemia por COVID cuando intentábamos equipar nuestros departamentos y personalizar diferentes pósters y señales para el distanciamiento social en el campus. Sin XMPie, no podríamos haberlo hecho tan rápido. Literalmente nos salvó la vida."

Jenny De Cleene
Auxiliar administrativa en St. Norbert College

Al hacer que las operaciones estuviesen accesibles 24/7, el Centro de impresión pudo aumentar la visibilidad y capacidad, incluso en un entorno empresarial tan desafiante. Aunque actualmente el sitio es solo para el personal interno de la universidad, el Centro de impresión pronto ampliará sus servicios abriendo un sitio B2C para la comunidad. También diversificará su oferta con documentos más complejos, incluyendo prospectos personalizados y servicios omnicanal como campañas por correo electrónico. Ya que XMPie es una solución completamente ampliable y escalable, el Centro de impresión puede añadir potencia y funcionalidad para hacer crecer el negocio a la vez que protege su inversión.

"Igual que todas las empresas de impresión y diseño gráfico, tuvimos que reducir nuestra dependencia en el proceso manual y pensar sobre cómo podríamos crecer en el futuro. Si no puedes vincular otros sistemas, estás bloqueado y nosotros no queríamos eso. XMPie no tiene límites. Es robusto y totalmente abierto al futuro."

Paul Mroczynski
gerente de impresión digital y correo en St. Norbert College

Resultados

Al implementar esta transformación digital, el Centro de impresión ha podido satisfacer las necesidades de comunicación en continua evolución de sus clientes, aumentar la productividad, ahorrar costes y demostrar su valor a la universidad y al resto de la comunidad.

  1. El envío de pedidos ha aumentado en un 40 % desde el lanzamiento del sitio.
  2. El tiempo de pedido por producto se ha reducido en un 60 %.
  3. Se ha reducido la dependencia de las existencias en almacén, lo que resulta en un ahorro de almacenamiento y franqueo (80 %).
  4. Reducción de los trabajos enviados offsite (80 %).
  5. 60 % de aumento en ofertas de productos.

Lecciones aprendidas

  • Asegúrese de que TI puede dar soporte a cualquier integración con software externo.
  • Es crucial conseguir soporte para el nuevo flujo de trabajo por parte de los clientes. Dedique tiempo a formar a su personal, para que sepan cómo usar el nuevo sitio.

Factores críticos de éxito

  1. XMPie es completamente compatible con un flujo de trabajo basado en JDF, garantizando una integración impecable con el software de Planificación de recursos corporativos (ERP) del Centro de impresión.
  2. XMPie está construido sobre una arquitectura abierta, de forma que los requisitos futuros son seguros. El Centro de impresión necesitaba poder expandirse en el futuro para proporcionar aún más servicios como correos electrónicos y campañas omnicanal.
  3. Ya que XMPie utiliza un flujo de trabajo de Adobe extremo a extremo, el Centro de impresión podía garantizar una consistencia absoluta con la marca para ayudar a la audiencia a reconocer de forma instantánea la marca de St. Norbert College.

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