Il centro stampa interno di un college si prepara al futuro con XMPie StoreFlowRISORSE

Il centro stampa interno di un college si prepara al futuro con XMPie StoreFlow

Il centro stampa interno del Norbert College passa a un sistema di eCommerce Web-to-print con capacità avanzate di stampa con dati variabili (VDP) per aumentare i volumi di stampa delle sue macchine e rispondere alle sfide future.

A COLPO D’OCCHIO

Cliente di XMPie

St. Norbert College | https://www.snc.edu/

La sfida

Creare un centro stampa avanzato in grado di offrire online prodotti di stampa dinamica di alto valore e automatizzare l’esecuzione dei lavori.

La soluzione

XMPie PersonalEffect StoreFlow (soluzione Web-to-Print).

I risultati

– Inoltro di ordini aumentato del 40% dal lancio del sito

–   Tempo per la lavorazione degli ordini ridotto del 60%

–   Riduzione della dipendenza dalle scorte di magazzino, con conseguente risparmio a livello di stoccaggio e spese postali (80%)

–   Diminuzione dell’80% dei lavori esternalizzati

–   Aumento del 60% dell’offerta di prodotti

Centro di stampa digitale del St. Norbert College

Scenario

Il Digital Print Center del St. Norbert College è un centro stampa che offre una gamma di servizi completa interno al St. Norbert College, un college cattolico di arti liberali tra i migliori degli Stati Uniti fondato nel 1898.  Aperto sia al campus sia alla comunità locale di Green Bay, Winsconsin, il centro stampa offre un’ampia varietà di servizi e supporta le esigenze di stampa del college dal 1999.

La Sfida

Di fronte a volumi crescenti e a un laborioso processo di invio dei lavori, il Digital Print Center aveva bisogno di rivedere il proprio flusso di lavoro. L’obsoleto sistema basato sui ticket influenzava molto negativamente la capacità di fornire un servizio di livello elevato, conforme alle aspettative dei clienti, perciò la centralizzazione del processo di ordinazione era diventata fondamentale.

Gli ordini di stampa arrivavano al centro via e-mail e il personale si occupava manualmente dell’intero processo di inoltro dei lavori. Questo caotico flusso di lavoro comportava ogni volta diverse telefonate o e-mail, spesso con più persone, al fine di assegnare e finalizzare ogni ordine, per poi assegnare manualmente i costi al relativo dipartimento. I clienti non potevano vedere i propri costi e dovevano richiedere continuamente aggiornamenti del budget. Frustrati a causa dei lunghi ritardi, tutti auspicavano un rinnovamento del processo di ordinazione.

“Cercando di rendere tutti felici spostavamo mucchi di scartoffie qua e là, sapendo che ricorrere a più personale non avrebbe risolto il problema.” Paul Mroczynski, St. Norbert College.

Non solo il flusso di lavoro necessitava di un aggiornamento, ma anche i prodotti di stampa offerti erano generici oppure dovevano essere personalizzati manualmente dal grafico ogni volta. Questi prodotti includevano cancelleria, materiali promozionali, segnaletica, poster, calendari e così via. Il centro stampa desiderava invece offrire template dinamici, con colori, loghi, font e messaggi bloccati, personalizzabili in autonomia dallo staff garantendo al tempo stesso la completa integrità del marchio, indipendentemente da chi modificava i template.

Infine, il nuovo sistema doveva integrarsi con il software di Enterprise Resource Planning (ERP) del centro stampa, che memorizzava tutte le verifiche, le password e i numeri di accesso al budget dei dipendenti, consentendo il controllo degli accessi in base ai ruoli.

Era diventato essenziale portare l’intera operatività online, passando a un sistema di e-commerce Web-to-print con capacità avanzate di stampa con dati variabili (VDP). Semplificando l’acquisizione degli ordini, elaborando i lavori 24 ore su 24 e offrendo prodotti personalizzati e basati sui dati, il centro stampa ha potuto attirare volumi di stampa maggiori e prepararsi alle sfide future.

Requisiti critici:

  • Funzionalità di personalizzazione avanzate
  • Flusso di lavoro degli ordini centralizzato
  • Protezione del marchio
  • Invio dei lavori self-service 24 ore su 24
  • Controllo degli accessi basato sui ruoli
  • Integrazione con il software ERP (Enterprise Resource Planning) esistente.

"Cercando di rendere tutti felici spostavamo mucchi di scartoffie qua e là, sapendo che ricorrere a più personale non avrebbe risolto il problema."

Paul Mroczynski
Responsabile della stampa digitale e della corrispondenza presso il St. Norbert College

La Soluzione

Dopo aver esaminato diverse soluzioni Web-to-print, per il suo trasferimento online il centro stampa ha scelto il software StoreFlow di XMPie.

Tra le funzionalità chiave che hanno determinato la scelta di XMPie vi erano le sue avanzate capacità di stampa personalizzata e basata sui dati, il flusso di lavoro Adobe end-to-end, la conformità con JDF, il controllo degli accessi basato sui ruoli e l’architettura software aperta. Grazie a queste funzionalità, in futuro il centro stampa potrà crescere in modo da offrire più servizi e integrarsi con sistemi di terze parti, adattandosi nel tempo alle nuove esigenze della sua clientela.

Assieme a StoreFlow viene anche fornito il software FreeFlow® Core di Xerox, che automatizza le fasi del processo necessarie alla preparazione di un lavoro per la stampa.

StoreFlow utilizza un modello di business self-service; durante il processo di ordinazione il cliente rimane al comando, e durante la lavorazione l’intervento umano è ridotto.

Come qualsiasi altra esperienza di shopping online, il personale delle facoltà accede al sito web, da cui può richiedere nuovi lavori da un catalogo di documenti statici o template dinamici precompilati, in cui possono personalizzare alcuni aspetti grafici. Per esempio, quando un amministratore ordina un lotto di certificati di laurea, ha bisogno che nome e titolo del corso siano personalizzati su ciascun documento. Invece di inserire i dettagli manualmente, l’amministratore può caricare un foglio Excel con la lista dei nomi e dei titoli dei corsi. XMPie collega i dati alla struttura grafica, creando i certificati personalizzati e generando una bozza da controllare prima dell’invio del lavoro.

La vetrina si integra completamente con il software ERP (Enterprise Resource Planning) del centro stampa. Con la funzione Single sign-on, ogni cliente può accedere in modo sicuro alla vetrina con le proprie credenziali ERP e accedere solo al gruppo di prodotti rilevanti per il suo ruolo. I lavori inviati vengono automaticamente assegnati al codice di bilancio corretto, facilitando l’elaborazione dei pagamenti.

"Adoro il nuovo sistema online. Riduce il tempo di elaborazione dei miei ordini del 75% – Non devo reinventare la ruota ogni volta."

Jenny De Cleene
Assistente amministrativa del St. Norbert College

I prodotti disponibili includono segnaletica, biglietti da visita, biglietti d’auguri, post sui social media, carta intestata, cavalieri da tavolo e molto altro. Ciascun template è stato creato utilizzando Adobe InDesign, in modo da fissare le caratteristiche del marchio e i messaggi ed eliminare gli errori. StoreFlow sfrutta la tecnologia di Adobe nell’ambito del processo di composizione, mantenendo la stessa qualità grafica dei documenti stampati manualmente direttamente dall’applicazione Adobe. Con la funzione Kit è inoltre possibile acquistare in un singolo ordine gruppi di prodotti o documenti; ciò è utile per i dipartimenti che ordinano ripetutamente gli stessi prodotti in massa. Tutto lo storico degli ordini rimane salvato nell’account del cliente, per facilitare il riordino dei prodotti.

Consentendo al grafico di concentrarsi su progetti grafici dal valore più elevato invece che su banali modifiche manuali, il centro stampa ha potuto aumentare il numero di prodotti disponibili nel negozio e migliorare la velocità di elaborazione degli ordini. Questo vantaggio è stato particolarmente evidente all’inizio della pandemia di Covid-19, quando il centro ha distribuito in tutto il campus manifesti personalizzati sulla sicurezza sanitaria per informare il personale e gli studenti sui nuovi regolamenti e mantenere tutti al sicuro nel rispetto delle regole.

"È stato incredibilmente utile durante l’inizio della pandemia di Covid, quando abbiamo cercato di dotare i dipartimenti degli strumenti necessari e di personalizzare diversi poster e cartelli sul distanziamento sociale in giro per il campus. Senza XMPie non avremmo potuto essere così veloci. Ci ha letteralmente salvato la vita."

Jenny De Cleene
Assistente amministrativa del St. Norbert College

Rendendo il servizio accessibile 24 ore su 24, il centro stampa è riuscito ad aumentare la visibilità e la capacità, anche in un ambiente commerciale così impegnativo. Sebbene il sito attualmente serva solo il personale interno del college, il centro stampa presto espanderà i suoi servizi, aprendo un sito B2C separato per la comunità estesa. Inoltre si diversificherà offrendo documenti più complessi, inclusi prospetti personalizzati, e servizi multicanale come le campagne e-mail. Poiché XMPie è una soluzione completamente estendibile e scalabile, il centro stampa potrà aggiungere potenza e funzionalità per far crescere la propria attività, proteggendo il suo investimento lungo tutto il percorso.

"Come tutte le tipografie e i centri stampa interni, dovevamo ridurre la nostra dipendenza dai processi manuali e pensare alla crescita futura. Senza collegarti ad altri sistemi rimani senza sbocchi, e non era ciò che volevamo. XMPie non ci pone alcun limite. Si tratta di una soluzione solida e totalmente aperta”

Paul Mroczynski
Responsabile della stampa digitale e della corrispondenza presso il St. Norbert College

I Risultati

Implementando questa trasformazione digitale, il centro stampa è stato in grado di soddisfare le mutevoli esigenze di comunicazione della sua clientela, aumentare la produttività, risparmiare sui costi e dimostrare il suo valore al college e alla comunità estesa.

  1. Inoltro di ordini aumentato del 40% dal lancio del sito.
  2. Tempo per la lavorazione degli ordini ridotto del 60%.
  3. Riduzione della dipendenza dalle scorte di magazzino, con conseguente risparmio a livello di stoccaggio e spese postali (80%).
  4. Diminuzione dell’80% dei lavori esternalizzati.
  5. Aumento del 60% dell’offerta di prodotti.

Lezioni Imparate

  • È importante assicurarsi che l’IT possa supportare qualsiasi integrazione con software di terze parti.
  • È vitale che i clienti supportino il nuovo flusso di lavoro. È bene dedicare del tempo alla formazione di tutti, in modo che sappiano come usare il nuovo sito.

I fattori critici di successo

  1. XMPie supporta al 100% un flusso di lavoro basato su JDF, assicurando una perfetta integrazione con il software ERP (Enterprise Resource Planning) del centro stampa.
  2. XMPie è costruito con un’architettura aperta e consente quindi di adattarsi ai requisiti futuri. In futuro il centro stampa dovrà essere in grado di espandersi e fornire ancora più servizi, come campagne e-mail e multicanale.
  3. Poiché XMPie utilizza un flusso di lavoro Adobe end-to-end, il centro stampa ha potuto garantire l’assoluta coerenza del marchio, aiutando il pubblico a riconoscere immediatamente il marchio del St. Norbert College.

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