Potts Prints fa risparmiare l’80% a un cliente passando al database publishing per la produzione di cataloghiRISORSE

Potts Prints fa risparmiare l’80% a un cliente passando al database publishing per la produzione di cataloghi

CASI DI STUDIO

Il fornitore di servizi di stampa britannico produce versioni complesse di cataloghi per la vendita al dettaglio utilizzando dati variabili, logica e automazione.

Potts è passata a XMPie per risolvere un problema critico per uno dei suoi clienti; in questo modo si è assicurata una collaborazione a lungo termine e un più solido rapporto tra fornitore e cliente.

A COLPO D’OCCHIO

Cliente di XMPie

Potts Print | www.potts.co.uk

La sfida

Trasformare il processo per la creazione di versioni multiple di un complesso catalogo annuale per la vendita al dettaglio, ridurre i costi, creare valore e diventare un fornitore di servizi indispensabile per il proprio cliente.

La soluzione

XMPie PersonalEffect Print Pro, inclusi tutti gli strumenti per creare e gestire una grande libreria di template documentali dinamici e produrre un elevato volume di output di dati variabili.

I risultati

Una riduzione dell’80% dei costi per il cliente, la firma di un contratto a lungo termine e l’aggiudicazione di numerosi altri progetti.

Potts Print

Scenario

Potts Prints è un’azienda con sede nella contea di Northumberland, nel Regno Unito, che si occupa di stampa, imballaggi e posta diretta. Tra i suoi vari clienti vi sono imprese multinazionali, aziende nel settore retail e farmaceutico, il National Health Service (NHS), organizzazioni nel settore pubblico e comunità del settore delle arti dello spettacolo e visive.

Nel 2014 Potts ha acquistato la piattaforma di XMPie in sostituzione del precedente software per la stampa di dati variabili, che non offriva la combinazione necessaria di massima creatività permessa da Adobe e prestazioni elevate con grossi volumi. XMPie, invece, è stato selezionato per l’uso nel settore di attività più ampio, ovvero i progetti di posta diretta con elevati volumi.

Grazie al software di XMPie, Potts ha potuto espandere i propri servizi e fornire programmi di marketing personalizzati, automatizzati e dai volumi elevati, nonché inviare rendiconti finanziari e cataloghi per la vendita al dettaglio a clienti in tutto il Regno Unito.

La sfida

Potts ha proposto al proprio cliente, un grossista a livello europeo, di semplificare il flusso di lavoro per la creazione e la stampa del complesso catalogo del loro assortimento utilizzando un metodo noto come database publishing, o stampa con dati variabili (VDP). Sebbene il cliente richiedesse la stampa di una tiratura piuttosto ridotta, pari a 1.500 copie, il catalogo presentava oltre 600 pagine e riportava più di 8.000 prodotti e relative varianti. Inoltre, a seconda dei diversi territori e dei requisiti linguistici, ne occorrevano sei diverse versioni.

In passato, ogni anno il grafico del rivenditore realizzava ogni singola versione del catalogo a mano, partendo da zero. Sebbene di anno in anno vi fossero solo poche aggiunte, modifiche ed eliminazioni, il grafico doveva riprogettare e reimpaginare l’intero documento. Per questo processo occorrevano oltre 20 settimane, perciò la spesa era ingente.

Questo metodo richiedeva troppo tempo ed era troppo costoso, ma a quel punto Potts disponeva ormai della piattaforma di XMPie: sapeva non solo dell’esistenza di un metodo molto più efficiente per realizzare il catalogo, ma anche che in futuro questo nuovo metodo avrebbe permesso al loro cliente un enorme risparmio sia in termini di tempo che di denaro.

“Tutto ciò è stato reso possibile dall’approccio integrato di XMPie a dati, logica e grafica, ma quello che all’epoca non abbiamo apprezzato a sufficienza è il modo in cui XMPie contribuisce a diversificare l’offerta con l’aggiunta di nuove applicazioni, quali rendiconti transazionali e cataloghi, per espandere la nostra attività.”

Steve McGough
Responsabile della Divisione Creative & Digital Media, Potts Print
Solo a scopo illustrativo

La Soluzione

Potts ha risolto il problema del suo cliente usando XMPie PersonalEffect Print Pro per inserire i contenuti del catalogo utilizzando i dati e la logica. PersonalEffect Print Pro è una soluzione “chiavi in mano” per processare grandi volumi di documenti per la stampa dinamica. Presenta un flusso di lavoro estremamente efficiente dalla grafica alla produzione, anche in caso di lavori ripetuti, in quanto il template grafico, le regole di variabilità e i dati vengono collegati solo al momento della composizione, su richiesta.

Invece di progettare e impaginare manualmente il documento ogni volta, Potts ha creato un template per tutte le versioni del catalogo utilizzando InDesign e il plugin di InDesign per il database publishing di XMPie.

Con dei semplici clic, Potts può contrassegnare o “taggare” la posizione degli elementi dinamici presenti nel documento, inclusi testi, elementi grafici, codici a barre, immagini e tabelle, e collegarli con i dati usando regole di variabilità. Vi è tutta una serie di criteri da seguire per utilizzare i dati, determinare quali informazioni sul prodotto saranno visualizzate e controllare il punto preciso nel layout della pagina in cui verrà aggiunto il contenuto.

Il rivenditore fornisce un file Excel con il proprio dataset, oltre alle immagini dei prodotti e a un elenco di articoli rimossi dalla pubblicazione dell’ultimo catalogo. Una volta generato il documento, al termine del processo, gli elementi dinamici pre-taggati vengono sostituiti dai dati corretti per ciascuna versione del catalogo. Ciascuna versione del catalogo finale ha la stessa, elevata qualità del template originale, poiché XMPie utilizza un flusso di lavoro end-to-end per Adobe InDesign che non richiede alcuna conversione; senza la combinazione di XMPie e InDesign, questo risultato sarebbe impossibile da ottenere.

Il miglioramento nel flusso di lavoro è stato un grande successo, in quanto ha permesso di perfezionare un processo aziendale critico per il cliente, facendogli risparmiare tempo e denaro. Di conseguenza, anche se per produrre le future versioni del catalogo Potts fatturerà importi inferiori, l’azienda si è già assicurata molti altri progetti redditizi per questo cliente.

Per rendere il progetto del catalogo ancora più efficiente in futuro, Potts sta realizzando un portale Web2Print che verrà integrato nella piattaforma di XMPie, per consentire al cliente di gestire le modifiche al prodotto online e in modo autonomo. Questo portale ridurrà ulteriormente i costi per il cliente e renderà Potts parte integrante del suo flusso di lavoro.

“Senza le capacità di VDP avanzate di XMPie, questo progetto sarebbe stato semplicemente impossibile. Anche InDesign è stato fondamentale, e senza la combinazione di entrambi gli strumenti non avremmo potuto completare il progetto. ”

Steve McGough
Responsabile della Divisione Creative & Digital Media, Potts Print

I Risultati

  • Dopo aver realizzato il primo catalogo e aver completato la progettazione del template, la pulizia dei dati e l’impostazione della logica, il costo della progettazione dei successivi cataloghi si è ridotto dell’80%, un risparmio notevole per il cliente.
  • Potts è riuscita a risolvere un problema critico per il cliente e a farlo risparmiare, e in cambio ha ottenuto non solo un rinnovo del contratto per la realizzazione del catalogo per i prossimi cinque anni, ma anche molti altri progetti per questo cliente, tra cui posta diretta e brochure.

Lezioni Imparate

  1. La stampa con dati variabili non serve solo a personalizzare messaggi di marketing destinati ai singoli individui: il destinatario finale può essere anche un oggetto, come un prodotto per la vendita al dettaglio presente in un catalogo.
  2. Il software di XMPie può essere utilizzato per ridurre i costi e riprogettare processi aziendali critici in una vasta gamma di comunicazioni non commerciali e applicazioni. Non serve soltanto per le campagne di marketing e per generare fatturato.

I fattori critici di successo

  1. Il software di database publishing di XMPie, nativo per Adobe InDesign, ha consentito a Potts di ampliare le capacità di InDesign e di aumentare la produttività, eliminando la necessità di apportare modifiche manualmente.
  2. Le notevoli capacità di utilizzo dei dati variabili di XMPie hanno consento a Potts di ridurre il costo e la complessità della creazione di diverse versioni e di produrre i futuri cataloghi in modo più rapido.

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