Von Überwältigt zu Herausragend: Die Web-to-Print-Transformation einer Glasgower Kreativagentur mit XMPieRESSOURCEN

Von Überwältigt zu Herausragend: Die Web-to-Print-Transformation einer Glasgower Kreativagentur mit XMPie

FALLSTUDIE

Von Überwältigt zu Herausragend: Die Web-to-Print-Transformation einer Glasgower Kreativagentur mit XMPie

Vor einem Jahr waren die Mitarbeiter von Yellow Slate Design von manuellen Aufgaben und Stress überwältigt und wussten nicht, wie sie dem Alltagstrott entkommen sollten. Heute hat die Installation der StoreFlow eCommerce-Lösung von XMPie den Arbeitsablauf des Unternehmens verändert, indem sie sich wiederholende Aufgaben automatisiert und den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich auf ihre Kreativität zu konzentrieren. Diese Veränderung steigerte die Effizienz und stärkte die Kundenbeziehungen, indem sich die Gespräche von Druckaufträgen auf die Begleitung der Kunden auf dem Weg zu mehr Erfolg verlagerten. Mit einem dreifach größeren Team und doppeltem Umsatz floriert Yellow Slate Design, ist innovativ und führt die Agentur zu neuen Höhenflügen.

Auf einen Blick

Die Herausforderung

Wie Sie die Arbeitsabläufe bei Druckaufträgen optimieren und die Produktionszeiten beschleunigen können, um den besonderen Anforderungen von B2B-Einzelhandelskunden gerecht zu werden und gleichzeitig den Kreativmitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich auf Innovationen statt auf Wiederholungen zu konzentrieren.

Die Lösung

XMPie PersonalEffect StoreFlow Pro eCommerce Web-to-Print-Lösung.

Die Ergebnisse

  • Einkünfte: In einem einzigen Jahr verdoppelt.

  • Effizienz: Geringere Durchlaufzeit des Auftrags.

  • Geschäftswachstum: Schnellere Kundenakquise und Einarbeitung.

  • Erweiterung des Teams: Das Personal wurde verdreifacht und kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.

  • Work-Life-Balance: Verbessert für alle Mitarbeiter.

Hintergrund

Yellow Slate Design wurde 2016 von Xander Campbell gegründet und ist eine kreative Designagentur mit Sitz in Glasgow, die sich auf umfassende Branding-Lösungen spezialisiert hat. Sie bietet einen umfassenden Branding-Service, der vom Logodesign und ersten Recherchen bis hin zu Marketingkampagnen, Druckdienstleistungen und Social-Media-Strategien alles umfasst.

Herausforderung

„Unsere Kunden erwarten von uns kreative Lösungen, aber da wir durch einen manuellen Arbeitsablauf festgefahren waren, war ich Mr. Copy-Paste statt Mr. Creative. Von Montag bis Freitag bestand mein Job nur aus Kopieren und Einfügen - bis wir XMPie bekamen.“

Xander Campbell, Managing and Creative Director @ Yellow Slate Design. Tweet

Yellow Slate Design, das sich auf B2B-Kunden aus dem Einzelhandel und dem Gastgewerbe spezialisiert hat, stand vor großen Herausforderungen in Bezug auf die betriebliche Effizienz, insbesondere bei der Betreuung von GDK (German Doner Kebab), einer schnell wachsenden Marke mit 140 Restaurants in Großbritannien, den USA und der EU.

Yellow Slate Design wurde damit beauftragt, mit dem Marketing- und Designteam zusammenzuarbeiten und eine breite Palette an gedrucktem Marketingmaterial für GDK zu gestalten und zu produzieren. Das Ziel war klar: sicherzustellen, dass die Marke GDK über alle Berührungspunkte hinweg effektiv kommuniziert wird, um die schnelle Expansion des Unternehmens zu unterstützen. Der anfängliche Prozess verlief jedoch alles andere als reibungslos. Die Erstellung von individuellen Prospekten, Designs und Speisekarten für die zahlreichen GDK-Filialen war kompliziert und arbeitsintensiv. Die Franchisenehmer gaben den Text über ein Online-Formular ein, das Yellow Slate Design dann manuell auf die Prospektvorlage übertrug, bevor es in den Druck ging. Dieser Prozess war zwar schneller als die vorherige Übermittlung per E-Mail, aber immer noch manuell und fehleranfällig, vor allem, wenn Details falsch oder unvollständig eingegeben wurden.

Der Wendepunkt war ein schwieriges Projekt, das die Ineffizienzen des Systems aufzeigte. Mit einer Bearbeitungszeit von sechs Wochen war das Projekt mit einer Flut von E-Mails und einem ständigen Hin und Her um Genehmigungen verbunden. Die überwältigende Menge an E-Mails machte es unmöglich, den Fortschritt zu verfolgen, was zu Verzögerungen und Unzufriedenheit unter den Franchisenehmern führte. Dieses Projekt unterstrich den dringenden Bedarf an einem schlankeren und automatisierten Ansatz, der die schnelle Expansion von GDK und die effiziente Aufnahme neuer Filialen unterstützen konnte.

Auf der Suche nach einer effizienteren Lösung fand Yellow Slate Design in Xeretec, einem XMPie-Wiederverkäufer, einen wertvollen Partner. Die Einführung der XMPie-Plattform war transformativ und bot fortschrittliche Funktionen, die die Abläufe revolutionierten und den Weg für ein beispielloses Wachstum ebneten.

Die Lösung

„XMPie hat uns unsere Zeit zurückgegeben, und das ist unbezahlbar. Jetzt können wir uns auf den kreativen Prozess konzentrieren, den wir lieben, und sogar neue Kunden begrüßen. Vorbei sind die Zeiten der endlosen E-Mails und manuellen Korrekturen. Wir haben ein reibungsloses, automatisiertes System, das uns hilft zu wachsen.“

Xander Campbell, Managing and Creative Director @ Yellow Slate Design. Tweet

Yellow Slate Design investierte in StoreFlow, die eCommerce Web-to-Print-Lösung von XMPie, um die überwältigenden manuellen Wiederholungen in seinen Druckverkaufsprozessen zu beseitigen. Als Teil der XMPie-Plattform automatisiert StoreFlow viele Schritte im Arbeitsablauf und ermöglicht es Kunden, Druckerzeugnisse über das Internet zu bestellen. Die Lösung verfügt über eine intuitive Online-Schnittstelle, ähnlich wie andere eCommerce-Plattformen, auf der die Benutzer Druckerzeugnisse, digitale oder physische Produkte auswählen, anpassen und bestellen können.

Jeder Kunde hat jetzt Zugang zu einer umfangreichen Sammlung von Vorlagen für Marketingmaterial mit Markenzeichen. Sie können diese entsprechend den Anforderungen ihrer Filiale anpassen und die Dateien direkt an die Digitaldruckmaschine senden. Entscheidend ist, dass die Lösung die Verantwortung für den Bestellvorgang auf den Kunden und seine Franchisenehmer verlagert, wodurch die Mitarbeiter von Yellow Slate Design wertvolle Zeit gewinnen, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Die Vorteile umfassen:

  • Lichterlose Automatisierung: Der Bedarf an manuellen Eingriffen wird erheblich reduziert, was Prozesse beschleunigt, Fehler minimiert und wertvolle Zeit spart. Dieser rationalisierte Ansatz sorgt für mehr Effizienz und Zuverlässigkeit im Betrieb.
  • Markenschutz: Gewährleistet die Integrität der Marke durch Vermögensschutz und vom Unternehmen kontrollierte Textoptionen. Alle Marketingmaterialien halten sich an die Markenrichtlinien und sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild an allen Franchise-Standorten. Die Kunden haben die Flexibilität, bestimmte Elemente anzupassen, aber die Schlüsselelemente der Marke bleiben festgeschrieben, um Abweichungen von der etablierten Markenidentität zu verhindern.
  • Verbessertes Einkaufserlebnis: Vereinfacht den Bestellvorgang und sorgt so für eine bessere Erfahrung für Käufer von Druckprodukten. Die intuitive Online-Schnittstelle macht es Kunden und Franchisenehmern leicht, Druckprodukte auszuwählen, anzupassen und zu bestellen. Dieser benutzerfreundliche Ansatz reduziert die Komplexität und den Zeitaufwand für die Bestellung, was zu einer höheren Benutzerzufriedenheit führt.
  • Bessere Kundenbindung: Personalisierungs- und Anpassungsfunktionen ermöglichen es den Filialen, einzigartige, maßgeschneiderte Produkte zu erstellen, die ihre lokalen Anforderungen widerspiegeln, wie z.B. exklusive Rabatte, maßgeschneiderte Produktempfehlungen und lokalisierte Inhalte, die die Verbindung zwischen der Marke und ihren Kunden vertiefen.
  • Effizientes Onboarding von Filialen: Rationalisiert den Einführungsprozess in die Filiale mit einem einheitlichen Arbeitsablauf, der doppelten Aufwand vermeidet. Neue Franchisenehmer können sich schnell in das System einarbeiten, da der gleiche Arbeitsablauf für alle gilt. Durch diese Einheitlichkeit wird sichergestellt, dass jeder Franchisenehmer die gleichen Schritte durchläuft, wodurch der Prozess effizienter und weniger fehleranfällig wird.
  • Verbesserte Kundenbeziehungen: Verbessert die Qualität der Interaktionen zwischen Yellow Slate und den internen Design-, Marketing- und Vertriebsteams jedes Kunden. Durch die Automatisierung kleinerer Aufgaben können sich die Mitarbeiter auf sinnvollere Gespräche über Design und Strategie konzentrieren. Diese Verlagerung ermöglicht ein intensiveres Engagement und eine engere Zusammenarbeit, was zu stärkeren Beziehungen und besseren Ergebnissen für beide Parteien führt.

Die Einführung von StoreFlow veränderte den Workflow von Yellow Slate Design, indem Prozesse automatisiert, Fehler reduziert und die Produktion drastisch beschleunigt wurden. Diese Änderung sorgte für pünktliche und genaue Lieferungen, sehr zur Freude der Franchisenehmer, die die neu gewonnene Effizienz und Markenkonsistenz zu schätzen wussten. Infolgedessen konnten Kunden wie GDK ihre schnelle Expansion ohne Unterbrechung fortsetzen.

Ergebnisse

Es ist keine Übertreibung zu sagen, dass XMPie unser Geschäft revolutioniert hat. Wir waren am Rande des Abgrunds, aber jetzt geht es uns gut. Wir gewinnen mehr Kunden, erweitern unser Team und unser Umsatz hat sich im Vergleich zum letzten Jahr verdoppelt."

Xander Campbell, Managing and Creative Director @ Yellow Slate Design. Tweet

Die Erfolgsgeschichte von Yellow Slate Design mit seinen Kunden, insbesondere GDK, ist ein Beweis für die Kraft der Automatisierung. Durch den Einsatz geeigneter Technologie zur Bewältigung einer Workflow-Herausforderung wurden bei diesem Projekt wichtige Benchmarks erreicht, darunter:

  • Einkünfte: In einem einzigen Jahr verdoppelt.
  • Effizienz: Die Bearbeitungszeit für Aufträge wurde um durchschnittlich 6 Wochen reduziert. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in einer Filiale wurde um 90% beschleunigt.

Darüber hinaus trugen diese Fortschritte zum schnellen Geschäftswachstum von Yellow Slate Design bei und führten zu weiterem Erfolg:

Schnelles Onboarding von Kunden: Der optimierte Prozess für die Akquisition neuer Kunden ermöglicht eine schnelle und effiziente Einarbeitung. Yellow Slate Design kann potenzielle Kunden mit seiner schnellen Reaktionsfähigkeit und seinen fortschrittlichen Funktionen beeindrucken, indem es bestehende Shops repliziert, die Markenelemente des Kunden schnell erfasst, individuelle Vorlagen erstellt und diese als Produkte in den W2P-Shop hochlädt. Diese Effizienz steigert nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern verkürzt auch die Zeit zwischen dem ersten Kontakt und dem Projektbeginn, was die Kundenbeziehungen stärkt und das Geschäftswachstum beschleunigt.

Wachstum der Belegschaft: Das Team vergrößerte sich erheblich und verdreifachte seine Mitarbeiterzahl von 2 auf 6. Durch die Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben konnten sich die Mitarbeiter auf strategischere und höherwertige Aktivitäten konzentrieren. Diese Verlagerung eröffnete die Möglichkeit, innovatives Design zu entwickeln, spannende Marketingkampagnen zu entwerfen und neue Kunden mit frischen Ideen anzusprechen. Die verbesserte Work-Life-Balance hat auch den Stress reduziert und die Arbeitszufriedenheit erhöht, was zu einer kooperativeren und innovativeren Teamumgebung geführt hat.

Internationale Expansion: Durch die Umstellung auf Online-Dienste können Kunden auf der ganzen Welt ohne geografische Einschränkungen darauf zugreifen. Einige Kunden, wie z.B. GDK, haben Niederlassungen in der EU und in den USA. Sie bestellen ihre Drucksachen in Glasgow und erhalten trotzdem einen effizienten Service, wettbewerbsfähige Preise und eine pünktliche Lieferung. Mit diesem strategischen Schritt positioniert sich Yellow Slate Design als Akteur auf dem globalen Designmarkt, wo der Standort kein Hindernis mehr für einen hochwertigen Service darstellt.

Datengesteuerte Einblicke: StoreFlow hat den Entscheidungsprozess von Yellow Slate Design verändert. Dank umfassender Einblicke in Bestellungen und Kundenverhalten kann das Unternehmen Trends genau verfolgen und Produkte mit hoher Nachfrage identifizieren. Dieser datengestützte Ansatz rechtfertigt strategische Investitionen, wie z. B. Großformatdrucker, und stellt sicher, dass jede Geschäftsentscheidung durch solide Beweise gestützt wird. StoreFlow ist nicht nur ein fortschrittliches Druckbestellungs-Tool, sondern auch ein strategischer Aktivposten zur Förderung eines nachhaltigen Geschäftswachstums geworden.

Kritische Erfolgsfaktoren

  1. Entwickelt für Geschwindigkeit und Einfachheit: Wenn Sie einmal mit StoreFlow vertraut sind, geht das Duplizieren von Projekten unglaublich schnell. Selbst ohne Skalierung auf zusätzliche Funktionen der XMPie-Plattform hält StoreFlow Yellow Slate in ständiger Bereitschaft und ermöglicht es, sich nach Bedarf anzupassen und zu erweitern. Diese Effizienz sorgt dafür, dass die Agentur schnell auf Kundenwünsche reagieren und eine hohe Produktivität aufrechterhalten kann.

  2. Integriertes Adobe End-to-End: Für eine Kreativagentur, die fest mit den Designtools von Adobe verwurzelt ist, wäre der Wechsel zu einer anderen Software eine entmutigende Aufgabe, die umfangreiche Recherchen und Schulungen erfordert. Die Tools von Adobe sind nicht nur vertraut und zuverlässig, sondern auch unverzichtbar für die Wahrung der Markenkonsistenz und Qualitätskontrolle. Mit der nahtlosen Adobe-Integration von XMPie kann die Agentur ihre hohen Standards und effizienten Arbeitsabläufe ohne Unterbrechung aufrechterhalten.

  3. Skalierbar für zukünftiges Wachstum: XMPie bietet Skalierbarkeit und Funktionen zur Unterstützung künftigen Wachstums. Wenn sich die Agentur weiterentwickelt, ist XMPie bereit, den wachsenden Anforderungen von Yellow Slate Design gerecht zu werden, damit sie ihr Potenzial zu gegebener Zeit voll ausschöpfen kann. Dank dieser Voraussicht kann die Agentur mit einem robusten Tool, das mit ihr wächst, sicher für die Zukunft planen.

Gelernte Lektionen

  1. Jeder Experte war einmal ein Anfänger: Obwohl der gesamte digitale Transformationsprozess anfangs entmutigend war, gelang es Yellow Slate Design, mit Zuversicht und Neugier an den Prozess heranzugehen und neue Effizienzen und Fähigkeiten zu erreichen, die zuvor unvorstellbar waren.

  2. Die Schulung war schwierig, aber das Tagesgeschäft wurde einfach: Die anfängliche Schulung auf der neuen Plattform war schwierig und zeitaufwändig. Sobald jedoch die Lernkurve überwunden war, wurden die täglichen Abläufe deutlich überschaubarer und effizienter.

  3. Jetzt als zukunftsorientierte Agentur positioniert: Der Einsatz von XMPie zeigt den Kunden, dass Yellow Slate Design den Branchentrends immer einen Schritt voraus ist, robuste und zukunftssichere Technologien einsetzt und außergewöhnlichen Service bietet, um die sich entwickelnden Bedürfnisse der Kunden zu erfüllen.

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