RECURSOS
RECURSOSLa integración Optimus-XMPie lleva al éxito a una empresa de impresión en gran formato
ESTUDIO DE CASO
DE UN VISTAZO
El desafío
Cómo introducir automatización y transparencia extremo a extremo en todas las etapas de la producción de impresión a través de una solución extremo a extremo de presupuestos, planificación, producción y comercio electrónico.
La solución
Sistema de información y gestión (MIS) de Optimus dash para integración de impresión con la plataforma de comercio electrónico Web-to-Print XMPie StoreFlow.
Los resultados
Con una integración impecable entre Optimus dash y XMPie StoreFlow, Storbildsbolaget ha eliminado los datos duplicados, reducido los costes técnicos y operativos, aumentado la velocidad de entrega de trabajos y reforzado las relaciones con los clientes.
"Nuestro flujo de trabajo está constituido por una automatización extremo a extremo de casi el 100 %. La empresa es ahora tres veces más grande y casi irreconocible desde nuestros inicios"
Jonas Hellke
President de Storbildsbolaget
Antecedentes
Storbildsbolaget, con sede en Helsingborg, Suecia, tiene la mayor capacidad de producción de Escandinavia para impresión en gran
«Nuestro flujo de trabajo está constituido por una automatización extremo a extremo de casi el 100 %. La empresa es ahora tres veces más
grande y casi irreconocible desde nuestros inicios»
– Jonas Hellke, Presidente de Storbildsbolaget.
formato. Ofrece una amplia gama de aplicaciones, incluyendo cartelería promocional, publicidad en exteriores, anuncios en papel tapiz y mucho más, directamente al sector comercial y a trvés de otras empresas de impresión sin capacidades internas de gran formato. Su enfoque está en crear relaciones duraderas con los clientes y convertir los sueños en gran formato en realidad. Para mantenerse siempre a la cabeza en un sector en constante evolución. Storbildsbolaget es un negocio versátil, que se adapta rápidamente a flujos de trabajo superiores para procesar trabajos en una amplia gama de tintas, sustratos, tamaños, plazos y personalización.
Desde el año 2015, la asociación de integración entre Optimus y XMPie ha ayudado a las empresas de impresión de toda Europa a aumentar su eficiencia operativa, incrementar los beneficios y hacer crecer sus negocios. Optimus y XMPie ofrece un Sistema de información de gestión y Web-to-Print (MIS) completamente integrado para vincular el sistema de pedidos de impresión de cara al cliente con el sistema de precios y existencias de la imprenta.
Optimus ha ayudado a Storbildsbolaget desde el principio de su transformación digital hace más de diez años, incorporando a XMPie más tarde para ayudar en la implementación del comercio electrónico de cara al cliente de Storbildsbolaget.
Challenge
Gestión de impresión
En el flujo de trabajo previo de Storbildsbolaget, los pedidos se recibían y procesaban manualmente. Un miembro del personal aceptaba el trabajo por teléfono o correo electrónico, introducía los datos del pedido para crear el presupuesto, esperaba la aprobación, recibía la aprobación y finalmente introducía los detalles del pedido en el flujo de trabajo de impresión para su realización. Apenas se guardaban datos sobre los detalles del pedido o el historial del cliente, de forma que los gerentes no tenían datos inteligentes o una visión general de la producción con los que tomar decisiones empresariales y mantener el negocio en funcionamiento. No tenían control sobre la cadena de valor, no podían seguir el ritmo de un mercado rápido y volátil ni tomar estrategias de precios inteligentes y dependían demasiado de la intervención humana en casi todas las etapas.
El objetivo final de Storbildsbolaget era la automatización y transparencia extremo a extremo en todas las etapas de su flujo de trabajo a través de una solución extremo a extremo de presupuestos, planificación, producción y comercio electrónico. Empezó a buscar una solución de flujo de trabajo con las siguientes capacidades:
- Gestionar la finalización de pedidos y las entregas independientemente de los sustratos, procesos o productos.
- Sincronizar los datos bidireccionalmente para evitar la duplicación.
- Calcular los precios de los trabajos y acelerar los procesos de facturación.
Clasificar a los clientes y guardar su historial de pedidos. Detectar y prevenir atascos. - Simplificar la gestión de inventario y pronosticar para reducir el exceso, prevenir faltas de existencias y procesar los pedidos más rápido.
- Proporcionar una visibilidad clara de todo con actualizaciones de estado en tiempo real.
- Minimizar el desperdicio optimizando cada lámina. Medir la sostenibilidad de la operación.
Pedidos de impresión
Junto con automatizar su flujo de trabajo en segundo plano, Storbildsbolaget buscaba un nuevo proceso de pedidos flexible para minimizar la intervención del personal, dar el control al comprador de impresión y permitir aprovechar las nuevas oportunidades que ofrece el gran formato, incluyendo personalización, versiones y datos variables. La solución necesitaba las siguientes capacidades:
- Ser compatible con la impresión de gran formato. Acelerar el pedido de trabajos.
- Ofrecer un servicio al cliente sin igual con una navegación fácil.
- Mejorar el seguimiento y la visibilidad a lo largo del ciclo de vida del producto.
Producir impresión de gran formato personalizada basada en plantillas a demanda y permitir diseños enviados por el usuario. - Localización para el mercado sueco.
- Cumplir con las directrices de la marca y proteger el contenido corporativo controlado.
Permitir múltiples roles de cliente, niveles de autorización y un proceso de aprobación basado en permisos. - Mostrar una prueba de errores precisa.
Generar tiendas temáticas adaptadas al cliente para cada marca B2B (y su tienda B2C). - Integrarse con múltiples pasarelas de pago, incluyendo la pasarela de pago más popular de Suecia, Klarna.
Sobre todo, era esencial que los nuevos sistemas de gestión y pedido de producción de impresión se integrasen de forma impecable para maximizar las eficiencias y evitar la duplicación.
"Sin concienciación de nuestros puntos fuertes y débiles, no podríamos hacer crecer nuestra empresa. En vez de tomar decisiones al azar, queríamos recopilar nuestros datos y usarlos para gestionar nuestro negocio de forma efectiva"
Jonas Hellke
President de Storbildsbolaget
Solución
Gestión de producción de impresión
"Implementamos Optimus módulo a módulo y ahora prácticamente usamos todo el sistema. A acelerado enormemente el ciclo de vida de los trabajos y hemos recuperado nuestros costes de inversión en solo unos meses.
Con una implementación iniciada por etapas, Storbildsbolaget primero seleccionó la solución Optimus dash para optimizar sus sistemas de información de planificación y gestión de impresión.
Optimus dash es un MIS de impresión impulsado por procesos y basado en módulos para cualquier imprenta. Puede adaptarse a los requisitos de producción únicos de cada empresa y ofrece un presupuesto por trabajos y estimación de costes rápidos, sincronización bidireccional de datos para eliminar la duplicación, creación instantánea de trabajos para reducir los errores y actualizaciones de estado y existencias en tiempo real para una absoluta transparencia en todo el flujo de trabajo.
Con Optimus dash gestionando su información de impresión, Storbildsbolaget pudo deshacerse de sus cálculos manuales y descifrar una complejidad operativa que previamente estaba fuera de su alcance.
Sistema de pedidos de impresión por comercio electrónico
"XMPie es extremadamente versátil y puede adaptarse a cualquier exigencia"
Una vez que su MIS de impresión estaba operativo, Storbildsbolaget seleccionó e instaló su sistema de pedidos de impresión front-end. Ya que la híper personalización, el control de la marca y la integración con Optimus dash eran sus principales prioridades, Web-to-Print para comercio electrónico StoreFlow de XMPie era la elección perfecta.
XMPie StoreFlow, creada para la máxima integración de software a través de API, es una solución de software
Web-to-Print todo en uno para crear y gestionar tiendas online y portales de marketing. Elimina la necesidad de las ventas, pedidos, preparación y producción conducidos por humanos, haciendo que los servicios de impresión que mejoran la marca sean increíblemente eficientes y accesibles. En esencia es el motor de composición de documentos PersonalEffect de XMPie, que, integrado con Adobe InDesign, ofrece capacidades de personalización sin igual.
Con el sistema de precios bidireccional de Optimus dash, el precio se calcula automáticamente y está disponible en el escaparate de StoreFlow en tiempo real para dar al comprador de impresión completa transparencia. Cuando se completa un pedido, toda la información recibida desde la tienda StoreFlow pasa de forma impecable al MIS Optimus dash, que genera instantáneamente el trabajo con especificaciones, archivos e información sobre producción precisos. No es necesario volver a introducir la información ni existe el riesgo de que esta se pierda y el estado del trabajo se actualiza automáticamente en Optimus dash y está visible al igual que con otros escenarios similares.
"Muchas empresas de impresión han automatizado sus flujos de trabajo para maximizar las eficiencias y ahorrar costes, pero nadie se acerca al flujo de trabajo extremo a extremo completamente sin contacto de Storbildsbolaget"
Phil Gaskin
XMPie
Algunos proyectos recientes procesados por la integración entre Optimus dash y XMPie StoreFlow incluyen:
ICA Maxi, una de las principales cadenas de supermercados de Suecia, acudió a Storbildsbolaget para pedir sus productos de advertencia sobre salud y seguridad durante la pandemia de COVID-19. En solo tres días, Storbildsbolaget lanzó un portal personalizado con 38 productos personalizables en gran formato. En uno de los casos, se entregaron más de 500 000 adhesivos para el suelo a más de 900 supermercados. El plazo desde pedido a entrega era solo de dos días.
«Storbildsbolaget siempre se centra en la solución y tiene la capacidad para entregar los pedidos en plazos extremadamente ajustados»
Johan Gerdevåg, Director de Marketing de Biltema Sweden AB
Storbildsbolaget ofrece material de marketing en gran formato directamente a cada tienda de Biltema, una cadena de 55 tiendas de ocio. A través de su portal de marketing, el personal de cada tienda puede pedir desde cientos de señales para pasillos personalizadas, señalización de campañas, ofertas y otros materiales de marketing para impulsar las ventas en su tienda. Además de diseños basados en plantillas para su personalización, la tienda puede subir sus diseños originales. El pedido va directamente a producción y se imprime, empaqueta y envía en un plazo de dos días.
«Storbildsbolaget siempre ha respondido a nuestras necesidades de forma rápida e impecable. Desde el primer contacto hasta la creación de la tienda web, no tardamos más de una semana»
Sara Nordström, Directora de Marketing de Visita.
Cuando nos golpeó la pandemia por Coronavirus, Visita, que representa a hoteles, restaurantes y otras empresas en el sector de la hospitalidad sueco, lanzó una campaña para ayudar a dar confianza a los visitantes de sus hoteles, restaurantes y campings miembros de toda Suecia con las medidas tomadas para minimizar la propagación de la infección por Covid-19. En solo tres días, Storbildsbolaget lanzó un portal de marketing Web-to-Print para las 7000 organizaciones miembros de Visita para pedir rápidamente avisos de seguridad personalizados, incluyendo adhesivos para el suelo, separadores de mesas, pósters, etc.
RESULTADOS
With seamless integration between Optimus dash and XMPie StoreFlow, Storbildsbolaget has eliminated duplicate data, considerably reduced technical and operational costs, and strengthened customer relationships.
Con una integración impecable entre Optimus dash y XMPie StoreFlow, Storbildsbolaget ha eliminado los datos duplicados, reducido considerablemente los costes técnicos y operativos y reforzado las relaciones con los clientes.
- Las eficiencias conseguidas gracias al nuevo flujo de trabajo son equivalentes al resultado de tres trabajadores a tiempo completo.
- Prácticamente se han eliminado los errores en los pedidos.
- Se han conseguido licitaciones debido al alto nivel de conveniencia para el cliente del flujo de trabajo.
- Ahora, el 25 % de todos los pedidos entran a través de StoreFlow y el objetivo de Storbildsbolaget es aumentar esto al 50 % en un año. Aún se introducen todos los pedidos en Optimus dash, pero solo necesitan unos segundos por pedido para hacer esto
Factores críticos de éxito
- Gracias a las vistas generales en tiempo real de los procesos, datos e indicadores de rendimiento, Storbildsbolaget puede tomar decisiones estratégicas centrándose en los servicios que generan beneficios y utilizar de forma más efectiva el capital circulante.
- Storbildsbolaget ahora puede ofrecer una experiencia de compra más personalizada y repetir fácilmente la compra a través del modelo de compra de auto servicio. Estos beneficios ayudan a crear confianza y reforzar las relaciones con los clientes.
- Los beneficios para Storbildsbolaget son los mismos que para sus clientes, que tienen prioridades empresariales en constante cambio y les preocupa la sostenibilidad. Necesitan un proveedor de impresión que pueda ofrecer sus comunicaciones bajo demanda; pequeños trabajos de mayor valor con más frecuencia.
Lecciones aprendidas
- Asumir un enfoque por etapas a la hora de implementar un proyecto de transformación digital y no subestimar el tiempo para configurarlo. Existen muchas piezas móviles y piezas que deberían implementarse paso a paso, y no a la vez.
- Establecer las bases para una adopción correcta del flujo de trabajo siendo continuamente abierto con los clientes e implicándolos durante el proceso de implementación.
- Trabajar estrechamente en asociación con un proveedor sólido comprometido con su éxito es un beneficio considerable. Puede ayudarle a maximizar su inversión.
