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RESSOURCESL’intégration Optimus–XMPie mène au succès de l’impression grand format
ÉTUDE DE CAS
GRANDES LIGNES
Le défi
Comment introduire une automatisation et une transparence end-to-end, à chaque phase de la production d'impression au moyen d’une solution intégrée d’évaluation, de planification, de production et de e-commerce de bout en bout.
La solution
La Gestion des systèmes d'information (GSI) Optimus dash pour l'intégration de l'impression avec la plate-forme de e-commerce Web to print XMPie StoreFlow.
Les résultats
Grâce à une intégration non intrusive entre Optimus dash et XMPie StoreFlow, Storbildsbolaget a pu éliminer les doublons de données, réduire ses coûts techniques et opérationnels, accélérer les délais de traitement et renforcé sa relation client
"Notre flux de travail est composé à près de 100 % d'automatisation de bout en bout. Notre société s’est complètement métamorphosée. Nous sommes désormais trois fois plus grands qu’à nos débuts." – Jonas Hellke, président de Storbildsbolaget
Jonas Hellke
President of Storbildsbolaget
Contexte
Storbildsbolaget, basée à Helsingborg, en Suède, possède la plus grande capacité de production d’impression grand format de Scandinavie.
Celle-ci offre une large gamme d’applications : affiches
promotionnelles, publicité extérieure, papier peint, et plus encore, directement à la vente au détail et par le biais d’autres sociétés d’impression ne disposant pas de capacités grand format en interne. L’entreprise vise à établir une relation durable avec ses clients et transformer les rêves grand format de ces derniers en réalité. Afin de toujours conserver une longueur d’avance dans un secteur en constante évolution, Storbildsbolaget est une entreprise polyvalente. Elle s’adapte rapidement aux workflows exigeants, traite des travaux de tous bords dans une large gamme d’encres, de substrats, de tailles, de délais d’exécution et de personnalisation.
Depuis 2015, le partenariat d’intégration Optimus-XMPie aide les imprimeurs à travers toute l’Europe à booster leur efficacité opérationnelle, à accroître leurs bénéfices et à développer leurs activités. Optimus et XMPie offrent une solution de gestion des systèmes d’information (GSI) et de Web to print entièrement intégrée. Celle-ci permet de relier un système de commande d’impression orienté client au système d’inventaire et de tarification de l’imprimeur.
Optimus collabore avec Storbildsbolaget depuis le début de sa transformation numérique il y a plus de dix ans. Dans un deuxième temps, l’entreprise a intégré XMPie afin de soutenir le déploiement de Storbildsbolaget dans le e-commerce orienté client.
Challenge
Gestion de l'impression
Dans son précédent workflow, Storbildsbolaget recevait et traitait les commandes manuellement. Ainsi, un membre du staff validait une tâche par téléphone ou par e-mail. Il saisissait les détails de la commande afin d’établir un devis, attendait la validation, recevait ladite validation et, enfin, entrait les détails de la commande dans le flux de travail d’impression pour exécution. Peu, voire aucune donnée concernant les détails de commande ou l’historique des clients n’était stockée. Aussi, la direction ne disposait d’aucune donnée intelligente ou de vue d’ensemble de la production permettant de prendre des décisions opérationnelles et d’assurer le suivi de l’activité.
L’entreprise n’avait ainsi aucun contrôle sur la chaîne de valeur. Elle n’était pas en mesure de s’adapter à l’évolution rapide et volatile du marché, ne pouvait prendre aucune décision en toute connaissance de cause en matière de stratégie de prix.
Qui plus est, elle était dépendante de trop d’interventions humaines à presque tous les stades de l’exécution.
Par conséquent, l’objectif final de Storbildsbolaget était d’introduire une automatisation et une transparence end-to-end, à chaque phase de la production d’impression au moyen d’une solution intégrée d’évaluation, de planification, de production et de e-commerce de bout en bout.
Storbildsbolaget a donc commencé à rechercher une solution de flux de travail dotée des fonctionnalités suivantes :
- Gestion de l’exécution, quels que soient les substrats, les processus ou les produits.
- Synchronisation des données de manière bidirectionnelle afin d’éviter toute duplication.
- Calcul des prix des travaux et processus de facturation diligents.
- Classification des clients et historique des commandes de magasin.
- Détection et absence de goulots d’étranglement.
Simplification du calcul des prévisions et de la gestion des stocks en vue de réduire les excédents, de prévenir les ruptures de stock et de traiter les commandes plus rapidement. - Visibilité optimale pour tous avec des statuts actualisés en temps réel.
Minimisation des pertes par l’optimisation de chaque feuille. - Mesure de la durabilité de l’opération.
Commande de l’impression
En plus d’automatiser son flux de travail en arrière-plan, Storbildsbolaget recherchait un nouveau processus de commande flexible. Ses objectifs : minimiser l’intervention du personnel, placer l’acheteur d’impressions aux commandes et lui permettre de tirer parti des nouvelles opportunités offertes par le grand format, notamment la personnalisation, le contrôle de version et les données variables. La solution nécessitait de disposer des fonctionnalités suivantes :
- La prise en charge de l’impression grand format. Une extrême diligence dans la commande.
- Un service client inégalé avec une facilité de navigation.
Un suivi et une visibilité accrus tout au long du cycle de vie du produit. - La production d’impressions grand format basées sur des modèles personnalisés à la demande et la prise en charge des créations soumises par les utilisateurs.
- Localisation/traduction des fonctionnalités pour le marché suédois
- Le respect de la charte graphique et garantie du contenu contrôlé par l’entreprise.
- Prise en charge de plusieurs rôles client, niveaux d’autorisation et processus d’approbation basé sur les autorisations.
- Affichage d’un épreuvage précis.
Création de magasins à thème sur-mesure pour chaque marque B2B (et pour son magasin B2C). - Intégration de diverses passerelles de paiement, notamment la passerelle la plus populaire de Suède : Klarna.
Avant tout, il était essentiel que les nouveaux systèmes de commande et de gestion de la production d’impression s’intègrent les uns les autres de manière transparente afin d’optimiser l’efficacité et éviter toute duplication.
"À l’origine, nous avons mis en place Optimus, module par module. Désormais, nous utilisons à peu près l’intégralité du système. Le tout nous a permis de - considérablement - accélérer le cycle de vie des tâches à effectuer. Nous avons amorti nos coûts d'investissement en quelques mois!
Jonas Hellke
président de Storbildsbolaget
The Solution
Gestion de la production d’impression
À l’origine, nous avons mis en place Optimus, module par module. Désormais, nous utilisons à peu près l’intégralité du système. Le tout nous a permis de - considérablement - accélérer le cycle de vie des tâches à effectuer. Nous avons amorti nos coûts d'investissement en quelques mois! – Jonas Hellke, président de Storbildsbolaget
Initiant un déploiement échelonné, Storbildsbolaget a d’abord choisi la solution Optimus dash en vue d’optimiser sa gestion des systèmes d’information et de planification d’impression.
Optimus dash est une GIS d’impression processuelle à base de modules, qui convient à tous les ateliers d’impression. La solution peut être adaptée en fonction des exigences de production propres à chaque entité. Elle permet de calculer devis et estimations des coûts rapidement. Elle offre également une synchronisation bidirectionnelle des données. L’ensemble permet de supprimer les doublons, de créer des tâches instantanément et ainsi diminuer les erreurs éventuelles, de visualiser les statuts et les stocks en temps réel. Le tout permet de bénéficier d’une transparence absolue sur l’ensemble du flux de travail.
Avec Optimus dash gérant ses informations d’impression, Storbildsbolaget a pu renoncer à ses calculs manuels et simplifier une complexité opérationnelle jusque-là, hors de portée
Système de commande d'impression e-commerce
"XMPie est extrêmement polyvalent et adaptable à toutes les demandes "
Une fois sa GSI d’impression opérationnelle, Storbildsbolaget a sélectionné et commencé à installer son système de commande d’impression front-end. L’ultra-personnalisation, le contrôle de sa marque et l’intégration avec Optimus dash étant en tête de sa liste de prérequis, le Web to print e-commerce StoreFlow de XMPie s’est imposé comme le choix idéal.
XMPie StoreFlow, conçu pour une intégration logicielle maximale via des API, est une solution logicielle Web to print tout-en-une pour la création et la gestion de boutiques en ligne et de portails marketing. Ventes, commandes, préparation et production avec intervention humaine ne sont plus nécessaires. Les services d’impression dédiés à l’optimisation des marques deviennent, de ce fait, extrêmement efficaces et accessibles. Au cœur de ce modèle se trouve le moteur de composition de documents de XMPie PersonalEffect qui, intégré à Adobe InDesign, offre des capacités de personnalisation inégalées.
Avec le système bidirectionnel d’Optimus dash, la tarification est calculée automatiquement et disponible sur le magasin StoreFlow en temps réel. L’acheteur bénéficie d’une totale transparence de l’expérience d’achat d’impression. La commande terminée, toutes les informations en provenance du magasin StoreFlow sont transmises de manière transparente à la GSI d’Optimus dash. Celle-ci génère instantanément la tâche à l’aide des spécifications, des fichiers et des informations de production en bonne et due forme. Nul n’est besoin de saisir à nouveau les données. Il n’y a aucune perte d’information. Le statut de la tâche en cours est automatiquement actualisé sur Optimus dash et visible, à l’instar des scénarios similaires.
Ci-dessous quelques projets récents traités par l’intégration Optimus Dash et XMPie StoreFlow
Phil Gaskin
XMPie
Ci-dessous quelques projets récents traités par l’intégration Optimus Dash et XMPie StoreFlow
ICA Maxi, l’une des plus grandes chaînes d’hypermarchés suédoises, s’est tournée vers Storbildsbolaget pour commander ses produits d’alerte sur la santé et la sécurité liés à la Covid-19. En seulement trois jours, Storbildsbolaget a lancé un portail individualisé à la marque avec 38 produits grand format personnalisables. Dans un cas, plus de 500 000 autocollants pour sol ont été livrés à plus de 900 succursales. Le délai entre la commande et la livraison n’a été que deux jours
« L’offre de Storbildsbolaget est axée – toujours – sur la recherche de solution. L’entreprise possède cette capacité à exécuter dans des délais extrêmement courts. »
Johan Gerdevåg, Directeur marketing Biltema Sweden AB.
Storbildsbolaget fournit du matériel promotionnel grand format directement à chaque succursale de Biltema, une chaîne suédoise de 55 magasins de détail spécialisée dans les produits de loisirs. Par le biais de son portail marketing, les employés de la succursale peuvent commander des centaines d’affiches d’allée, d’affiches de campagne, d’offres ou autres supports promotionnels de marque visant à stimuler les ventes dans leur magasin. En plus des designs basés sur des modèles dédiés à la personnalisation, chaque succursale peut également télécharger ses propres originaux. La commande entre directement en production et est imprimée, emballée et expédiée en deux jours.
« Storbildsbolaget a été rapide et réactif face à nos besoins. Du premier contact à la mise en place de la boutique en ligne, le processus n’a pas pris plus d’une semaine. »
Sara Nordström, Directrice marketing Visita.
Lorsque la pandémie de coronavirus a frappé, Visita, qui représente des hôtels, des restaurants et d’autres entreprises du secteur hôtelier suédois, a lancé une campagne. Celle-ci visait à rassurer les visiteurs des hôtels, restaurants et campings membres à travers la Suède quant aux mesures prises pour minimiser la propagation de l’infection de la Covid-19. En seulement trois jours, Storbildsbolaget a lancé un portail marketing Web to print pour les 7 000 organisations membres de Visita. Celui-ci permettait de rapidement commander des notices de sécurité, notamment des décalcomanies pour sol, des sets de table, des affiches et des présentoirs.
RÉSULTATS
Grâce à une intégration non intrusive entre Optimus dash et XMPie StoreFlow, Storbildsbolaget a pu éliminer les éventuels doublons de données, diminuer de manière considérable les coûts techniques et opérationnels, et renforcé sa relation client.
- L’efficacité obtenue grâce au nouveau flux de travail est équivalente à la production de trois employés à temps plein.
- Les erreurs de commande ont presque toutes été éliminées.
- L’entreprise a remporté un certain nombre d’appels d’offres grâce au haut niveau de commodité du flux de travail rencontré par les clients.
- Aujourd’hui, 25 % de l’ensemble des commandes sont entrés via StoreFlow. Storbildsbolaget vise à augmenter ce pourcentage à 50 % d’ici un an. Les autres commandes sont toutes, à ce jour, entrées dans Optimus dash, mais chaque saisie de commande ne prend que quelques secondes.
Facteurs principaux de succès
- Storbildsbolaget peut visualiser en temps réel les processus, les données et des indicateurs de performance. Grâce à cela, l’entreprise peut prendre des décisions stratégiques, se concentrer sur les services lucratifs et utiliser plus efficacement son fonds de roulement.
- Storbildsbolaget est, désormais, en mesure d’offrir une expérience d'achat plus personnalisée. L’entreprise peut bénéficier - plus facilement - d’une récurrence d’achat de la part de ses clients par le biais du modèle d’achat en libre-service. Ces avantages aident.
- Storbildsbolaget à instaurer la confiance et à renforcer ses relations avec ses clients. Storbildsbolaget et ses clients bénéficient des mêmes avantages, à savoir modifier rapidement leurs priorités opérationnelles, et satisfaire leur objectif de durabilité. Ils ont pour but commun de trouver un fournisseur d’impression capable de transmettre sur leurs canaux de communication à la demande, d’effectuer des travaux d’impression à faible volume, mais à valeur ajoutée plus élevée, et ce plus souvent.
Les enseignements tirés
- Lorsque vous mettez en œuvre un projet de transformation numérique, adoptez une approche par étapes et ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour le mettre en place. Le process est constitué de nombreux composants et parties en mouvement qui doivent être mis en œuvre pas à pas, et pas tous à la fois
- Jetez les bases de la réussite de votre projet de workflow, et ce en étant continuellement ouvert avec vos clients et en les impliquant pendant le processus de mise en œuvre.
- Travailler en étroite collaboration avec un partenaire solide, soucieux de votre réussite, constituera un atout non négligeable. Celui-ci pourra vous aider à maximiser votre investissement.
