RISORSE
RISORSEL’integrazione Optimus-XMPie porta al successo l’esperto di stampa su grandi formati
CASI DI STUDIO
A COLPO D’OCCHIO
La sfida
Introdurre l’automazione end-to-end e la trasparenza in ogni fase della produzione di stampa attraverso una soluzione end-to-end integrata di stima, pianificazione, produzione ed e-commerce.
La soluzione
Integrazione per la stampa del Management Information System (MIS) Optimus dash con la piattaforma di eCommerce Web-to-Print di XMPie, StoreFlow.
I risultati
Grazie alla perfetta integrazione tra Optimus dash e XMPie StoreFlow, Storbildsbolaget ha eliminato i dati duplicati, ridotto i costi tecnici e operativi, aumentato la velocità di esecuzione dei lavori e rafforzato le relazioni con i clienti.
Il nostro flusso di lavoro è costituito quasi al 100% dall’automazione end-to-end. L’azienda ora è tre volte più grande e quasi irriconoscibile rispetto al punto di partenza
Jonas Hellke
President di Storbildsbolaget
Background
Storbildsbolaget, con sede a Helsingborg, in Svezia, ha la più grande capacità produttiva della Scandinavia per le stampe su grandi formati. Fornisce un’ampia gamma di applicazioni, tra cui cartellonistica promozionale, pubblicità all’esterno, manifesti e molto altro, sia direttamente alle aziende del settore della vendita al dettaglio, sia tramite altri stampatori che non gestiscono internamente i grandi
“Il nostro flusso di lavoro è costituito quasi al 100% dall’automazione end-to-end. L’azienda ora è tre volte più grande e quasi irriconoscibile rispetto al punto di partenza”
– Jonas Hellke, Presidente di Storbildsbolaget.
formati. L’azienda si concentra sulla creazione di relazioni durature con i clienti e sulla trasformazione dei sogni di grandi formati in realtà. Per essere sempre all’avanguardia in un settore in continua evoluzione, Storbildsbolaget è un’azienda versatile, rapida nell’adattarsi a flussi di lavoro superiori e a elaborare lavori con un’ampia gamma di inchiostri, substrati, formati, tempi di consegna e personalizzazioni.
Dal 2015, la partnership di integrazione Optimus-XMPie ha aiutato le tipografie di tutta Europa a migliorare l’efficienza operativa, ad aumentare i profitti e a far crescere le loro attività. Optimus e XMPie offrono un sistema Web-to-Print e un Management Information System (MIS) completamente integrati, che collegano il sistema di ordini di stampa destinato al cliente al sistema di prezzi e gestione dello stock della tipografia.
Optimus ha supportato Storbildsbolaget fin dall’inizio della sua trasformazione digitale, oltre dieci anni fa, e ha coinvolto XMPie in una fase successiva, per supportare il rollout dell’e-commerce rivolto ai clienti di Storbildsbolaget.
La sfida
Gestione della stampa
Nel precedente flusso di lavoro di Storbildsbolaget, gli ordini venivano ricevuti ed elaborati manualmente. Il personale accettava il lavoro per telefono o via e-mail, inseriva i dettagli dell’ordine per creare il preventivo, attendeva l’approvazione e, una volta ricevuta, inseriva i dettagli dell’ordine nel flusso di lavoro di stampa per la sua evasione. I dati relativi ai dettagli degli ordini e allo storico dei clienti erano scarsi o inesistenti, per cui i manager non disponevano di dati intelligenti, né di una panoramica della produzione su cui basarsi per prendere decisioni aziendali e preservare l’attività. L’azienda non aveva alcun controllo sulla catena del valore, non riusciva a stare al passo con un mercato in rapida evoluzione e volatile, non poteva prendere decisioni intelligenti sulla strategia dei prezzi e si affidava a un intervento umano eccessivo in quasi tutte le fasi.
Gli obiettivi ultimi di Storbildsbolaget erano l’automazione end-to-end e la trasparenza in ogni fase del flusso di lavoro attraverso una soluzione integrata end-to-end di stima, pianificazione, produzione ed e-commerce. Ha quindi iniziato a cercare una soluzione per il flusso di lavoro aziendale con le seguenti funzionalità:
- Gestione dell’esecuzione degli ordini indipendentemente da substrati, processi o prodotti.
- Sincronizzazione bidirezionale dei dati, per evitare duplicati.
- Calcolo dei prezzi dei lavori e accelerazione dei processi di fatturazione.
- Classificazione dei clienti e archiviazione della cronologia degli ordini.
- Rilevamento e prevenzione dei colli di bottiglia.
Semplificazione della gestione e delle previsioni delle scorte per ridurre le eccedenze, prevenire le carenze di magazzino ed evadere gli ordini più rapidamente. - Chiara visibilità a tutto il team, con aggiornamenti di stato in tempo reale.
Riduzione al minimo degli scarti, ottimizzando ogni foglio. - Misurazione della sostenibilità dell’operazione.
Ordini di stampa
Oltre ad automatizzare il flusso di lavoro dietro le quinte, Storbildsbolaget desiderava un nuovo processo flessibile per gli ordini, che riducesse al minimo l’intervento del personale, mettesse l’acquirente al posto di guida e permettesse di sfruttare le nuove opportunità delle stampe in grandi formati, tra cui la personalizzazione, il versioning e la stampa con dati variabili. La soluzione richiedeva le seguenti funzionalità:
- Supporto delle stampe di grandi formati.
- Accelerazione degli ordini.
- Servizio clienti impareggiabile, con una navigazione semplice.
- Migliore tracciabilità e visibilità durante l’intero ciclo di vita del prodotto.
- Produzione di stampe di grande formato su richiesta e sulla base di modelli personalizzati, consentendo l’invio di materiale illustrativo da parte dell’utente.
- Localizzazione delle funzionalità per il mercato svedese.
- Conformità alle linee guida dei marchi e protezione dei contenuti controllati a livello aziendale.
- Supporto di più ruoli e livelli di autorizzazione per i clienti e processo di approvazione basato sui permessi.
- Visualizzazione di una bozza di stampa accurata.
Generazione di negozi tematizzati e personalizzati per ogni marchio B2B (e per il suo negozio B2C). - Integrazione con diversi gateway di pagamento, tra cui il più famoso gateway di pagamento svedese, Klarna.
Soprattutto, era essenziale che i nuovi sistemi di gestione della produzione di stampa e degli ordini si integrassero perfettamente, per massimizzare l’efficienza ed evitare duplicati.
"Senza la consapevolezza dei nostri punti di forza e di debolezza, non avremmo potuto far crescere la nostra attività. Invece di adottare un approccio decisionale non scientifico, volevamo raccogliere i nostri dati e utilizzarli per gestire in modo efficace il nostro business"
Jonas Hellke
President di Storbildsbolaget
La soluzione
Gestione della produzione di stampa
" Abbiamo implementato Optimus modulo per modulo e ora utilizziamo praticamente l’intero sistema. Ha accelerato enormemente il ciclo di vita del lavoro e abbiamo recuperato i costi dell’investimento in pochi mesi "
Optando per un rollout graduale, Storbildsbolaget ha scelto per prima cosa la soluzione Optimus dash per ottimizzare il sistema di pianificazione e gestione delle informazioni di stampa.
Optimus dash è un MIS di stampa basato su moduli e guidato dai processi, adatto a qualsiasi tipografia. Può essere adattato ai requisiti di produzione specifici di ogni azienda e offre una rapida quotazione dei lavori e stima dei costi, la sincronizzazione bidirezionale dei dati per eliminare i duplicati, la creazione istantanea dei lavori per ridurre gli errori e gli aggiornamenti in tempo reale dello stato e delle scorte per una trasparenza assoluta lungo l’intero flusso di lavoro.
Con Optimus dash a gestire le sue informazioni di stampa, Storbildsbolaget ha potuto abbandonare i calcoli manuali e decifrare una complessità operativa prima irraggiungibile.
Sistema e-commerce di ordinazione delle stampe
"XMPie è estremamente versatile e può essere adattato a qualsiasi esigenza"
Una volta operativo il MIS di stampa, Storbildsbolaget ha iniziato a selezionare e installare il suo sistema per gli ordini di stampa lato cliente. Poiché l’iper-personalizzazione, il controllo del marchio e l’integrazione con Optimus dash erano in cima alla lista dei desideri, l’e-commerce Web-to-Print StoreFlow di XMPie è stata la scelta perfetta.
XMPie StoreFlow, costruito per la massima integrazione software tramite API, è una soluzione software Web-to-Print tutto in uno per la creazione e la gestione di negozi online e portali di marketing. Elimina la necessità di vendite, ordini, preparazione e produzione a opera di personale umano, rendendo i servizi di stampa per la valorizzazione del marchio estremamente efficienti e accessibili. Al cuore della piattaforma si trova il motore di composizione documentale PersonalEffect di XMPie, che si integra con Adobe InDesign e offre possibilità di personalizzazione ineguagliabili.
Con il sistema di prezzi bidirezionale di Optimus dash, i prezzi vengono calcolati automaticamente e sono disponibili sul negozio StoreFlow in tempo reale, per dare all’acquirente della stampa una trasparenza completa. Una volta completato un ordine, tutte le informazioni ricevute dal negozio StoreFlow vengono trasmesse senza problemi al MIS Optimus dash, che genera immediatamente il lavoro con specifiche, file e informazioni di produzione accurate. Non c’è alcuna digitazione o perdita di informazioni e lo stato del lavoro viene aggiornato automaticamente e reso visibile su Optimus dash, come in altri scenari simili.
"Molte tipografie hanno automatizzato i loro flussi di lavoro per massimizzare l’efficienza e risparmiare sui costi, ma nessuno si avvicina al flusso di lavoro completo end-to-end senza contatto di Storbildsbolaget"
Phil Gaskin
XMPie
I progetti recenti elaborati grazie all’integrazione di Optimus Dash e XMPie StoreFlow includono:
ICA Maxi, una delle più grandi catene di ipermercati svedesi, si è rivolta a Storbildsbolaget per ordinare i suoi cartelli di segnalazione per la salute e la sicurezza durante la pandemia di Covid-19. In soli tre giorni, Storbildsbolaget ha lanciato un portale a marchio con 38 prodotti di grande formato personalizzabili. In un caso, sono stati consegnati oltre 500.000 adesivi per pavimenti a più di 900 filiali. Il tempo trascorso dall’ordine alla consegna è stato di soli due giorni.
“Storbildsbolaget è sempre orientata alla soluzione e ha la capacità di consegnare in tempi estremamente stretti”
Johan Gerdevåg, Marketing Manager Biltema Sweden AB.
Storbildsbolaget consegna materiale di marketing di grandi formati direttamente a ogni filiale di Biltema, una catena svedese di 55 negozi per il tempo libero. Tramite il portale di marketing, il personale della filiale può ordinare centinaia di cartelli delle corsie, cartelli per campagne, offerte o altro materiale di marketing per promuovere le vendite nel proprio negozio. Oltre ai modelli da personalizzare, la filiale può anche caricare i propri progetti originali. L’ordine entra direttamente in produzione e viene stampato, imballato e spedito entro due giorni.
“Storbildsbolaget è stata rapida e sensibile alle nostre esigenze. Dal primo contatto alla
messa in funzione del negozio online non è passata più di una settimana”
Sara Nordström, Marketing Manager Visita.
Quando è scoppiata la pandemia di coronavirus, Visita, che rappresenta alberghi, ristoranti e altre imprese del settore alberghiero svedese, ha lanciato una campagna per rassicurare gli ospiti di alberghi, ristoranti e campeggi di proprietà dei suoi membri in tutta la Svezia sulle misure adottate per ridurre al minimo la diffusione dell’infezione da Covid-19. In soli tre giorni, Storbildsbolaget ha lanciato un portale di marketing Web-to-Print che consente alle 7.000 organizzazioni aderenti a Visita di ordinare rapidamente avvisi di sicurezza con il proprio marchio, tra cui decalcomanie per pavimenti, espositori da tavolo, poster ed espositori da terra.
Results
Grazie alla perfetta integrazione tra Optimus dash e XMPie StoreFlow, Storbildsbolaget ha eliminato i dati duplicati, ridotto sensibilmente i costi tecnici e operativi e rafforzato le relazioni con i clienti.
- L’efficienza ottenuta dal nuovo flusso di lavoro equivale a quanto prodotto da tre lavoratori a tempo pieno.
- Gli errori nella gestione degli ordini sono stati quasi eliminati.
- È stato possibile vincere gare d’appalto grazie all’elevato livello di comodità del flusso di lavoro per i clienti.
- Ora il 25% di tutti gli ordini viene inserito tramite StoreFlow; Storbildsbolaget punta ad aumentare la percentuale al 50% entro un anno. Tutti gli altri ordini vengono comunque inseriti in Optimus dash, ma per ogni ordine occorrono solo pochi secondi.
I fattori critici di successo
- Grazie alla panoramica in tempo reale di processi, dati e indicatori di performance, Storbildsbolaget può prendere decisioni strategiche, concentrandosi sui servizi che generano profitto e utilizzando in modo più efficace il capitale circolante.
- Grazie al modello di acquisto self-service, Storbildsbolaget può ora offrire un’esperienza d’acquisto più personalizzata e una maggiore facilità negli acquisti ripetuti. Questi vantaggi aiutano a creare fiducia e a rafforzare le relazioni con i clienti.
- I vantaggi per Storbildsbolaget corrispondono ai vantaggi per i suoi clienti, che hanno priorità aziendali in rapida evoluzione e preoccupazioni in termini di sostenibilità. Ai clienti serve un fornitore di servizi di stampa in grado di lavorare sulle loro comunicazioni su richiesta; deve essere in grado di gestire lavori più piccoli e di valore più elevato, più spesso
Lezioni imparate
- Adottare un approccio graduale nell’implementazione di un progetto di trasformazione digitale e non sottovalutare il tempo necessario per la sua realizzazione. Ci sono molte parti mobili e pezzi che devono essere implementati passo dopo passo e non tutti insieme.
- Preparare le basi per un’adozione vincente del flusso di lavoro mantenendo una costante apertura nei confronti dei clienti e coinvolgendoli durante il processo di implementazione.
- Lavorare a stretto contatto con fornitori impegnati per il proprio successo, nell’ambito di una solida partnership, costituisce un vantaggio considerevole. Possono aiutare un’azienda a massimizzare il proprio investimento.
