Le St. Norbert College passe à un système de commerce en ligne Web-to-Print doté de fonctionnalités avancées d’impression à données variables (VDP) pour augmenter le volume d’impression de ses presses et assurer la pérennité de ses opérations.

LES GRANDES LIGNES

Client XMPie

St. Norbert College | https://www.snc.edu/

Le défi

Comment devenir une imprimerie prête pour l’avenir en offrant des produits d’impression dynamique en ligne à haute valeur et en automatisant l’exécution des travaux.

La Solution

XMPie PersonalEffect StoreFlow (Web-to-Print Solution).

Les résultats

–   Augmentation de 40 % de la soumission de commandes depuis le lancement du site

–   Réduction de 60 % du temps de commande par produit

–   Réduction de la dépendance vis-à-vis du stock d’entrepôt, permettant d’économiser du stockage et de l’affranchissement (80 %)

–   80 % de travaux en moins sont envoyés hors site

–   Augmentation de 60 % des offres de produits

Centre d’impression numérique du St. Norbert College

Contexte

Le St. Norbert College Digital Print Centre est un établissement à services complets sur site du St. Norbert College, un collège catholique d’arts libéraux de premier rang aux États-Unis, fondé en 1898.  Ouvert à la fois au campus et à la communauté locale de Green Bay, Wisconsin, le Print Center offre une grande variété de services et répond aux demandes d’impression de l’université depuis 1999.

Défi

Face à l’augmentation des volumes et à un processus de soumission de travaux chronophage, le Digital Print Center (centre d’impression numérique) devait réviser son flux de travail. Son système de billetterie obsolète a considérablement affecté sa capacité à fournir le niveau de service élevé attendu par ses clients, de sorte que la centralisation du processus de commande est devenue essentielle.

Les commandes d’impression étaient envoyées au Centre par e-mail et le personnel s’occupaient manuellement de l’ensemble du processus de soumission des travaux. Ce flux de travail chaotique impliquait plusieurs appels téléphoniques ou e-mails à chaque fois, souvent à plusieurs personnes pour passer et finaliser chaque commande avant que les coûts ne soient attribués manuellement à chaque service. Les clients n’avaient aucune visibilité que ce qu’ils dépensaient et devaient continuellement demander des mises à jour de leur budget. Tout le monde était frustré par les longs délais et voulait que le processus de commande soit remanié.

Non seulement le flux de travail devait être mis à niveau, mais les produits d’impression proposés étaient génériques ou personnalisés à chaque fois manuellement par le concepteur. Il s’agissait notamment de papeterie, de matériel promotionnel, de signalisation, d’affiches, de calendriers, etc. Au lieu de cela, le Print Center souhaitait proposer des modèles dynamiques, avec des couleurs, des logos, des polices et des messages « verrouillés » que les employés pourraient personnaliser eux-mêmes ; garantir l’intégrité complète de la marque, quelle que soit la personne ajustant les modèles.

Enfin, le nouveau système devait s’intégrer au progiciel de gestion intégrée (ERP) du Print Center qui stockait tous les numéros de contrôles d’identité des employés, mots de passe et accès au budget pour permettre le contrôle d’accès à base de rôles.

Il est devenu essentiel de mettre l’ensemble de l’opération en ligne en passant à un système Web-to-Print doté de fonctionnalités avancées d’impression à données variables (VDP). En rationalisant l’acquisition des commandes, en traitant les travaux 24 heures sur 24 et en offrant des produits personnalisés axés sur les données , le Print Center pourrait augmenter le volume d’impression de ses presses et assurer la pérennité de ses opérations.

Exigences essentielles :

  • Fonctions de personnalisation avancées
  • Flux de commande centralisé
  • Protection de la marque

« Nous avons noirci une incroyable quantité de papier en essayant de satisfaire tout le monde, et nous savions que d’y faire travailler encore plus de gens n’était pas la réponse. »

Paul Mroczynski
responsable de l'impression numérique et du courrier au St. Norbert College

Solution

Après avoir examiné différentes solutions Web-to-Print, le Print Center a choisi le logiciel StoreFlow de XMPie pour effectuer sa transition en ligne.

Parmi les fonctionnalités clés ayant motivé la décision d’utiliser XMPie, citons ses capacités d’impression avancées personnalisées et axées sur les données, le flux de travail Adobe de bout en bout, la conformité JDF, le contrôle d’accès à base de rôles et une architecture logicielle ouverte. Grâce à ces fonctionnalités, le Print Center pourra évoluer à l’avenir pour offrir davantage de services et s’intégrer à des systèmes tiers à mesure que les besoins de ses clients évoluent au fil du temps.

StoreFlow est également fourni avec le logiciel FreeFlow® Core de Xerox qui automatise les étapes de processus nécessaires à la préparation d’un travail pour impression.

StoreFlow utilise un modèle commercial libre-service ; le client est aux contrôles pendant le processus de commande et il y a peu d’intervention humaine au cours de l’exécution.

Comme toute autre expérience d’achat en ligne, les enseignants et le personnel se connectent au site web pour soumettre de nouveaux travaux à partir d’un catalogue soit de documents statiques soit de modèles dynamiques pré-remplis, ce qui leur permet de personnaliser certains aspects de la conception. Par exemple, un administrateur qui commande un lot de certificats de remise des diplômes doit personnaliser le nom et le titre du cours sur chaque document. Plutôt que de saisir toutes les informations manuellement, l’administrateur peut télécharger une feuille de calcul Excel avec la liste des noms et des titres de cours. XMPie connecte les données à la conception pour créer les certificats personnalisés et génère une épreuve à vérifier avant de soumettre pour impression.

La vitrine est entièrement intégrée au progiciel de gestion intégrée (ERP) du Print Center. Grâce à la fonctionnalité Single-Sign-On (authentification unique), chaque client peut se connecter à la vitrine virtuelle en toute sécurité avec ses identifiants ERP et accéder uniquement à son groupe de produits pertinents. Les travaux soumis sont automatiquement affectés au bon code budgétaire pour faciliter le traitement des paiements.

J’adore le nouveau système en ligne. Cela me permet de réduire mes temps de commande d’environ 75 %. Je ne réinvente pas la roue à chaque fois. »

Jenny De Cleene
adjointe administrative au Collège St. Norbert

On compte parmi les produits disponibles la signalisation, les cartes de visite, les cartes de vœux, les publications sur les médias sociaux, le papier à en-tête, les supports d’affichage de table, et bien plus encore. Chaque modèle a été créé à l’aide d’Adobe InDesign, de sorte que le marquage et les messages sont verrouillés et que les erreurs sont éliminées. StoreFlow exploite la technologie d’Adobe dans le cadre du processus de composition, de sorte que la qualité de la conception est maintenue comme si le document était imprimé manuellement directement à partir de l’application Adobe elle-même. Avec la fonction de Kitting (accessorisation), des groupes de produits ou de documents peuvent également être achetés sous forme individuelle, ce qui est utile pour les départements qui commandent les mêmes produits en vrac à plusieurs reprises. Tout l’historique des commandes est enregistré dans le compte du client pour faciliter le renouvellement de commandes.

Le concepteur étant libre de se concentrer sur des projets de conception à valeur ajoutée plutôt que sur la gestion manuelle des versions ordinaires, le Print Center était en mesure d’augmenter le nombre de produits disponibles en magasin et améliorer la rapidité de mise sur le marché. Cet avantage a été particulièrement mis en évidence au début de la pandémie de Covid-19 lorsque le Print Center a déployé des affiches personnalisées sur des mesures de sécurité liées à la Covid-19 à l’échelle du campus afin de tenir le personnel et les étudiants informés des nouvelles réglementations et de garantir la sécurité et la conformité de tous.

« Cela s’est avéré incroyablement utile au début de la pandémie de Covid-19 lorsque nous essayions de mettre en place nos services et de personnaliser différentes affiches et enseignes pour encourager la distanciation sociale sur le campus. Sans XMPie, nous n’aurions pas pu le faire aussi rapidement. Cela a littéralement sauvé des vies. »

Jenny De Cleene
adjointe administrative au Collège St. Norbert

En rendant l’opération accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, le Print Center a réussi à augmenter à la fois sa visibilité et ses capacités, même dans un contexte commercial aussi difficile. Bien que le site ne soit actuellement réservé qu’au personnel interne de l’université, le Print Center va bientôt étendre ses services en ouvrant un site B2C distinct pour la communauté en général. Il se diversifiera également en offrant des documents plus complexes, y compris des prospectus personnalisés et des services omni-canaux tels que des campagnes par courriel. XMPie étant une solution entièrement extensible et évolutive, le Print Center peut ajouter de la puissance et des fonctionnalités pour développer l’entreprise tout en protégeant son investissement tout au long du processus.

« Comme toutes les imprimeries et les services sur-site, nous avons dû réduire notre dépendance aux processus manuels et réfléchir à la manière dont nous pourrions nous développer à l’avenir. L’impossibilité de se connecter à d’autres systèmes entraîne d’être enclavé, et nous ne voulions pas ça. XMPie est sans limite. C’est une technologie robuste et totalement ouverte. »

Paul Mroczynski
responsable de l'impression numérique et du courrier au St. Norbert College

Résultats

En mettant en œuvre cette transformation numérique, le Print Center a pu répondre aux besoins de communication en constante évolution de ses clients, augmenter sa productivité, réduire ses coûts et prouver sa valeur à l’université et à la communauté en général.

  1. Augmentation de 40 % de la soumission de commandes depuis le lancement du site.
  2. Réduction de 60 % du temps de commande par produit.
  3. Réduction de la dépendance vis-à-vis du stock d’entrepôt, permettant d’économiser du stockage et de l’affranchissement (80 %).
  4. 80 % de travaux en moins sont envoyés hors site.
  5. Augmentation de 60 % des offres de produits.

Les enseignements

  • S’assurer que l’IT puisse prendre en charge toute intégration avec des logiciels tiers.
  • Il est essentiel que les clients soutiennent le nouveau flux de travail. Passer du temps à former tout le monde, afin qu’ils sachent comment utiliser le nouveau site.

Facteurs principaux de succès

  1. XMPie prend entièrement en charge un flux de production basé sur JDF, garantissant une intégration transparente avec le progiciel de gestion intégrée (Enterprise Resource Planning) du Print Center.
  2. XMPie est construit avec une architecture ouverte, de sorte que les exigences futures sont sécurisées. Il était important que le Print Center puisse s’étendre à l’avenir pour fournir encore plus de services tels que les e-mails et les campagnes omnicanales.
  3. Étant donné que XMPie utilise un flux de travail Adobe de bout en bout, le Print Center pouvait garantir une cohérence absolue de la marque permettant au public de reconnaître instantanément la marque St. Norbert College.

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